失敗しない勤怠管理システムの選び方！導入担当の90%が後悔した理由

勤怠管理システムを導入したいけれど、導入後に失敗や後悔をしないかどうか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
実際に、勤怠管理の選び方に失敗して後悔している企業は非常に多く、自社の規模や使い勝手の確認を疎かにしがちです。
そのため、導入前には念入りに準備を行い、勤怠管理システムの導入に失敗しないように対策しなければなりません。
本記事では、勤怠管理システムの導入で失敗してしまった理由から、失敗しないための導入ステップまで詳しく解説していきます。

勤怠管理の選び方で90%の人が後悔していると回答

ITトレンドが実施したアンケート結果によると、有効回答50のうち、90%もの担当者がもう少し検討すればよかったと回答していました。
勤怠管理システムを導入している企業では、実際にもう少し導入に時間をかけて選べばよかったと後悔しているケースが多々あります。
たとえば、解決したい課題を踏まえずに選んでしまったケースや知名度で選んでしまうといった理由が多くなっています。

また、ワークフローや経費精算システムなど、別のシステムを導入している会社が提供しているからと得意先で選んでしまうのも後悔の理由です。
勤怠管理システムは、従業員の給与や有給などにも関わってくるものなので、失敗しないためには慎重に選ぶ必要があります。

出典：ITトレンド：【2023年版】おすすめ勤怠管理システム29製品徹底比較！タイプ別に紹介

勤怠管理の選び方で失敗した理由

失敗となってしまった主な理由には、他社製品との比較をあまりしていなかったものがあり、無料トライアルを活用すればよかったという声があります。

さらに、もう少し使いやすいものが良かったといった声もあるため、勤怠管理システムを選ぶ際にあまり比較せずに導入している企業も多いようです。
使い勝手が悪く、契約期間の縛りがあるシステムの場合、ほかのシステムにしたくてもすぐに変更できないといったケースもあげられます。

勤怠管理を選ぶとき他社はどんなことを重視している？

勤怠管理システムを選ぶ際に、「他社はどんなことを気にしているのか」と疑問に思うことはありませんか？
システムの導入は、操作性や価格、打刻方法などを加味して選ぶことが重要ですが、会社の状況に応じて検討しなければなりません。
しかし、他社の勤怠管理システムの選び方を知ることで、実際にどのように選べばいいのかの参考にできます。
ここからは、よくある勤怠管理システムの選び方で注目されやすいポイントや比較検討にかけている期間などをご紹介していきます。

勤怠管理を選ぶときの注目したポイント

多くの企業では使いやすさを重視しており、コストや打刻機能なども注目して選んでいることが多いようです。
勤怠管理システムでは、残業時間管理や有給消化率の把握を効率化できるものも多いので、使い勝手が重要視されています。

また、打刻方法も豊富に用意されているので、出勤スタイルや会社規模に合わせて、適したものを選んでいるようです。
しかし、勤怠管理システムには法改正に合わせたアップデートが行われているか、サポート体制が重要かどうかも大切となってきます。

勤怠管理の比較検討にかけている期間

実際に導入するとなると、どういった製品が良いのかを検索してから資料請求・無料トライアルを活用するため、短くても1～3ヶ月の期間を比較検討に当てています。
具体的には、無料トライアルの期間が30日の製品が多いため、複数社を利用するとなると数ヶ月は必要となるためです。

また、ある程度の使い勝手や打刻方法などが決まったら、社内検討の期間も必要となるので、じっくりと比較するなら3ヶ月以上はかかります。
そのため、勤怠管理システムの導入を検討しているのであれば、スケジュールに余裕を持って比較検討刷るようにしましょう。

勤怠管理システムの導入予算

勤怠管理システムの導入予算は、1ユーザーあたり月額300～500円ほどとなり、多くの企業はこの範囲内で選んでいることが多いです。
たとえば、クラウド型の場合は、初期費用が不要なものも販売されていますが、月額費用は最低利用人数が決まっていることが多々あります。

また、オンプレミスの場合、システムを自社に設置するため、初期費用が多くかかることがあり、予算内に収まるかは要検討が必要です。
さらに、オンプレミスでは各種メンテナンスは自社で行うこともあるので、社内エンジニアの労力や人件費が別途かかることも考慮しましょう。

勤怠管理の選び方で失敗しないための5ステップ

勤怠管理システムの選び方で失敗しないためには、まずは自社の課題を洗い出し、どのような機能を必要としているか把握しましょう。
次に、必ず3社以上から見積を取るようにし、製品によってどのような違いがあるのか理解した上で選ぶことが大切です。
さらに、サポート体制や外部システムとの連携ができるかどうかも、勤怠管理システムを選ぶ際に重要となります。
最終的には、実際に扱う従業員に声をかけて、無料トライアルを利用して現場の声を聞くことで、より自社に合った製品を選べるようになります。

STEP.1自社の課題を整理して必要な機能を明確にする

導入後に、失敗したと思わないためには、自社の課題を解決できる機能がある勤怠管理システムを選ぶことが重要です。
たとえば、従来の勤怠管理では、残業管理や有給消化率が不明瞭になりやすく管理が大変といった課題があったとします。

このとき、勤怠管理システムで、残業時間や有給消化率をアラートで知らせてくれる機能があれば、管理者が毎回確認することなく状況を把握できます。
勤怠管理が手間になっているのか、従業員の残業時間や有給取得率が可視化されていないのかなど、課題に合わせて必要な機能を明確にしましょう。

STEP.2システム比較するときは3社以上から見積もりを取る

1社や2社だけだと、本当に選んだ勤怠管理システムが合っているかが判断できないため、できれば3社以上から見積もりを取ると安心です。
もし、2社だけで比較してしまうと、判断材料が少ないために消去法になってしまう可能性があり、おすすめできません。

しかし、3社以上だと機能面や予算、サポート体制などの比較範囲が広がるので、本当に自社に合っているかどうかが明確となります。
ただし、5社以上で比較してしまうと、検討期間だけで多くの時間を費やしてしまうため、ある程度絞り込んでから見積依頼を出すようにしましょう。

STEP.3サポート体制について確認する

勤怠管理システムは、従業員全員の給与にも関わってくるので、正しく管理されていないと大きな問題につながってしまいます。
そのため、システムトラブルが発生しても、すぐに解決できるようなサポートを提供してくれているかどうか確認が重要です。

たとえば、電話サポートに対応しているのであれば、困ったときにはすぐに相談できるため、比較的安心でしょう。
しかし、マニュアルやメール対応となってしまうと、欲しいサポートをすぐに受けられない可能性があるため、サポートの種類も確認が大切です。

STEP.4外部システムとの連携性について確認する

勤怠管理システムは、給与計算・人事管理・工数管理などの外部システムとの連携ができれば、勤怠管理をより効率化できます。
たとえば、給与計算システムとの連携であれば、勤怠管理の情報を自動で同期できるので、効率化と入力ミスを防げます。
さらに、人事管理・工数管理との連携により、従業員の労働内容が可視化されるため、正しい評価ができるようになり、過労働の防止にも対応可能です。

また、入退室管理との連携により、セキュリティの向上や正しい勤務時間の管理ができるので、より勤怠管理の精度を向上できます。
勤怠管理システムが外部システムと連携できることで、労務管理はより効率化するため、連携性についてはしっかりと確認しておきましょう。

STEP.5導入前に複数部署で無料トライアルを使用する

無料トライアルを使えば、実際の操作感や課題を解決できるかどうか、本当に自社に合っているかが判断しやすくなります。
複数社の無料トライアルを利用するのは時間がかかりますが、もし失敗してしまうと導入に対する労力やかけた予算が無駄になってしまいます。

さらに、年単位で契約期間の縛りがある製品の場合、使いにくいからとすぐに解約できないこともあるので、注意が必要です。
時間と労力を無駄にしないためにも、必ず無料トライアルを利用し、さまざまな部署から代表を決めて、トライアルに参加してもらいましょう。

勤怠管理の選び方で困ったときは？

勤怠管理システムの選び方で困った際には、システムを提供している会社に相談してみるのも1つの手です。
システムの販売会社は、さまざまな企業での導入事例や労務管理に対する知識を持っているので、課題解決に適した機能を紹介してくれます。
このとき、自社製品ばかりを進めてくる会社よりも、真摯に課題について検討してよりよい製品を紹介してくれる会社を選ぶほうが安心でしょう。

弊社の提供するOZO3勤怠では、さまざまな勤務体系に合わせて打刻方法を提供しており、ポータル打刻やスマホ打刻、タイムレコーダーに対応しています。
さらに、シフトやアルバイト、時短といった勤務体系設定にも対応しており、複雑化しやすい労務管理を簡易的に行なえます。
4ヶ月に1度、アップデートを行っているので、法改正にも随時対応しているのも強みです。
無料トライアルをご用意していますので、まずは操作感や機能などを実際に触ってみていただき、自社に合っているかどうかぜひ検討してみてください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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