年末調整手続きの電子化の準備とメリット #ITCS式奉行活用術

みなさん、こんにちは。 #ITCS式奉行活用術では、OBC社の奉行シリーズの情報をITCSならではの目線で発信します。 今回は、奉行 年末調整申告クラウドとManageOZO3の活用で実現したITCSの「年末調整手続きの電子化」についてお届けいたします。  

令和2年の年末調整に向けて

昼夜の寒暖差が厳しくなり、猫が布団に潜り込んでくる季節になってまいりました。この時期になると、総務・人事・給与担当者の頭を悩ませるのが年末調整です。 総務人事に関わっていない方は「なんとなく年末にお金が戻ってくるイベント」というイメージもあるかと思いますが、その手続きをするためには総務部門がしっかりとした理解と準備を行い、社員への情報伝達を徹底する必要があります。  

令和2年分年末調整の変更点

令和2年の年末調整は、様式が変わったことをご存知でしょうか？ 平成30年度と令和２年度税制改正大綱の影響を受け、源泉所得税に関わる次の5点の変更が行われます。 1．給与所得控除の引き下げ 2．基礎控除の引き上げ 3．所得金額調整控除の創設 4．配偶者控除、扶養控除などの合計所得金額要件の見直し 5．未婚のひとり親に対する税制上の措置及び寡婦（寡夫）控除の見直し 参照：OBC360°「「令和2年分」年末調整の変更点と扶養控除等（異動）申告書の書き方まとめ」 これらの変更点をしっかりと理解し、準備と周知を行いましょう。 また、このような変更への対応も、年末調整の手続きを電子化するすることで業務負担を増やすことなく対応することができます。  

年末調整電子化の準備と仕組み

年末調整の電子化に向けて準備すべき内容と、弊社の年末調整手続きの仕組みをご紹介させていただきます。 今後、年末調整手続きの電子化を検討されている方の参考にしていただければ幸いです。

▼電子化の目的と準備

「年末調整手続きの電子化」の目的は「業務負担の軽減」です。 一般的に年末調整手続きの電子化に向けて準備しておくことは以下の通りです。 ・電子化の実施方法の検討 ・従業員への周知 ・給与システム等の改修等 ・所轄税務署長へ、承認申請書を提出する （参照：OBC360°「2020年スタート！年末調整手続きの電子化に向けて今から準備すべきこととは」） 弊社でも総務部門、社員の負担軽減を目的に年末調整手続き業務を電子化しました。

▼ITCSの年末調整手続きの仕組み

弊社では3つのシステムを活用して、年末調整手続きの電子化を行いました。 1. ManageOZO3 ・[OZO3勤怠]日々の出勤打刻・退勤打刻等の勤怠情報の管理 ・[OZO3給与明細]給与・賞与明細、源泉徴収票の電子化と履歴管理 2. 給与奉行 ⇒給与計算ソフト・給与システム 3. 奉行 年末調整申告書クラウド ⇒年末調整申告書のエントリーシステム  

年末調整電子化のメリット

国税庁では、年末調整手続きが電子化されることで、企業や従業員双方に、以下のような様々なメリットがあるとしています。 <企業のメリット> ・紙の書類を取り扱わなくてよい ・記入時の問い合わせが減る ・給与システムと連携できる ・添付書類の確認事務が減る ・書類の保管場所に困らない <従業員のメリット> ・書類作成が簡単になる ・控除証明書等の紛失の心配がない （参照：OBC360°「2020年スタート！年末調整手続きの電子化に向けて今から準備すべきこととは」） 実際に弊社でも年末調整手続きを電子化したことで、業務担当者の準備時間、問い合わせ対応が格段に減り、下記のように業務が劇的に効率化しました。 紙の配布・回収が無くなった web提出のため、担当者が紙書類を配る、集めるといった作業が不要になりました。 従業員からの問い合わせが激減した ガイド、ヘルプを利用することにより記入時の不明点が減り、総務部門への問い合わせが激減しました。 申告書記入時の検算・確認作業が無くなった 保険料控除額の自動計算と前年データ自動複写等の機能により、検算・確認が無くなりました。 給与システムへの手入力作業が無くなった 申告書データを給与奉行に取り込みできるため、手入力の手間や入力間違いが無くなりました。 過去の源泉徴収票がいつでも閲覧可能になった 昨年の源泉徴収票もデータとして保存されているため、紙票を探すことなく閲覧可能になりました。  

おわりに

年末は毎年やってきます。 日本の企業が年末調整から解放される日は訪れそうにはありません。 できるだけ人の負担を少なくして、システムでできることはシステムに任せる。空いた時間で人にしかできない業務を進める。これこそが、あるべき「人とシステムの共存」だと信じています。 #ITCS式奉行活用術では今後も奉行シリーズに関する情報をお届けしてまいります！ 最後までお読みいただき、ありがとうございました。