稟議書を電子化する5つのメリットとよくある失敗

稟議書を電子化できれば、紙やエクセルを使うよりも決裁スピードが向上するといったメリットがあります。
他にも、申請状況の見える化や申請・承認者の負担軽減ができるなどさまざまなメリットはありますが、事前調査が足りていないと失敗しがちです。
稟議書の電子化には、ワークフローシステムを導入する必要がありますが、導入前には自社の課題を洗い出して必要な機能をピックアップしなければなりません。
そのため、システムの導入を無駄にしないためには、どのような課題があるのかをまずは洗い出す必要があります。
本記事では、稟議書の電子化で得られるメリット5つと、よくある失敗についてご紹介していきます。

稟議書を電子化するためには？

稟議書を電子化するためには、ワークフローシステムの導入が必要ですが、紙で対応していたときよりも申請がスムーズに完了できます。
具体的には、承認ルートを設定したルールに沿って自動で変更できるものや、入力補助機能により選択式で入力できるなどさまざまな機能を搭載しています。

しかし、残業申請など勤怠システムの労働時間に紐付けなければいけない文書は、ただ電子化するだけでは効率化できないため、注意が必要です。
まずは、どのような文書を電子化したいのかを調べた上で、自社の課題解決に合った機能を搭載したシステムの導入を行いましょう。

ワークフローシステムで電子化できる稟議書の種類

ワークフローシステムは、上長や管理者から承認をもらう必要のある文書に対して使われるものなので、稟議書や見積書、請求書を電子化するのに最適です。
たとえば、見積書や請求書は、金額や内容に問題がないかどうかを上長に確認してもらう必要があるため、電子化により効率化が実現します。

見積書や請求書の場合、高額な商品の購入にはいくつかの社内ルールが適用されるので、従業員の判断では購入できません。
そのため、従業員の独断で判断できない文書であれば、申請から承認を効率化できるシステムの導入がおすすめです。

ワークフローシステムでは電子化が難しい申請書

残業申請や有給申請書は電子化できるものの、申請・承認されて終わりではなく、その後勤怠に反映させる必要があります。
そのため、勤怠管理システムに搭載されているワークフローで電子化するのが一般的となり、ただシステムを導入すれば解決するものではありません。
さらに、経費申請や出張申請も同様に、決裁後に会計システムへ反映させる必要があるので、経費精算システムで扱うほうが効率的でしょう。

稟議書を電子化すると何が変わる？代表的な5つのメリット

稟議書の電子化には、会社にいなくても申請・承認ができるといった効果があり、さまざまな課題の解決につながります。
具体的には、スマホから申請や承認ができるワークフローシステムなら、インターネットさえあれば利用できます。
さらに、申請者だけでなく、承認者の負担も軽減されるため、企業全体で生産性向上を目指せるのもメリットです。
ここからは、稟議書の電子化により、具体的にどのようなメリットがあるのか詳しくご紹介していきます。

①稟議の決裁スピードが向上する

稟議書をワークフローシステムにより電子化すると、紙の受け渡しをする必要がないのでスムーズに回覧できるようになり、決裁スピードが向上します。
金額の高い商品の購入により稟議書を作成する際には、会社によっては直属の上長だけでなく、3名以上から承認をもらうことが多々あります。
そのため、複数名からの承認をもらうには、紙だと数週間かかってしまうケースも多く、稟議書の電子化は非常に効率的です。

また、稟議書を電子化できれば、システム内に文書のフォーマットが用意できるので、外出先でも滞りなく申請ができます。
承認者も、移動中に文書の確認ができるため、申請書を溜めることはありません。
このように、決裁スピードを向上させるには、稟議書の電子化は非常に大きなメリットといえるでしょう。

②稟議書の申請状況をいつでも確認できる

紙のワークフローだと、稟議書がどこにあるのかが明確ではなく、確認してもらえているのかどうかも判断できません。
ワークフローシステムなら、現在どこで停滞しているのか、申請の進み具合が明確になります。
システムによっては、承認者にメールで通知が届く機能もあるので、承認待ちの時間が大幅に削減可能です。
急ぎの書類であっても早急に対応してもらえるようになるでしょう。

③申請者と承認者の負担を軽減できる

稟議書を電子化することで、どこでも申請や承認ができるので、従業員と承認者の負担は大幅に削減されます。
たとえば、テレワークを導入している企業や営業社員の場合だと、承認者とスケジュールを合わせて出社タイミングを調整する必要があります。
しかし、ワークフローシステムで稟議書を電子化することで、直接手渡す必要はなくなるため、場所を問わずに対応できます。

④記入ミスによる再提出の手間や承認忘れを減らせる

ワークフローシステムの機能には、入力規則や補助機能が搭載されているものがあり、紙での申請よりも記入ミスを減らせます。
具体的には、日付は申請日が自動で登録されるものや取引先はプルダウンメニューから選択式にするといったものがあります。

さらに、承認依頼の際に入力漏れがあるとアラートを出す機能や、一定期間承認されないとリマインドメールを送れる機能が搭載されているものもあります。
入力ミスによる差し戻しの削減や承認忘れといったミスの削減としても、稟議書の電子化は非常に効果的です。

⑤内部統制やセキュリティ対策の強化になる

紙による稟議書の申請では、正しく管理されていないと誰でも閲覧でき、文書の改ざんもしやすくなります。
しかし、ワークフローシステムなら、稟議書の閲覧は承認者だけと設定が可能で、編集したとしても履歴が残ります。
承認されていないのに決裁されてしまったというミスも防げるので、内部統制とセキュリティ対策の強化としておすすめです。

要注意！稟議書の電子化でよくある失敗

稟議書の電子化を検討する際には、失敗しないために注意しなければならないことがいくつかあります。
たとえば、自社の課題を確認せずに、人気のワークフローシステムを導入してしまうと、せっかく導入してもかえって不便になる可能性があります。

稟議書は、業務において重要な決定で扱われることがあり、もし速やかに確認ができないと商機を逃してしまう可能性があるので、注意が必要です。
自社にとって、どのような機能やサポートが必要なのかを踏まえた上で、費用対効果に優れた製品を選ぶようにしましょう。

システムを選ぶときに認知度や費用で選んでしまった

広告で見かけたから、検索で上位だったからと、認知度だけで選んでしまうと、思うように使いこなせない場合があります。
ワークフローシステムには、さまざまな機能が搭載されており、設定の柔軟性も製品によって異なります。
そのため、もし機能性を気にせずに導入してしまうと、うまく使いこなせなくなる可能性があります。
システムを選ぶ際には、認知度だけではなく機能性やサポートなども踏まえた上で、選ぶようにしましょう。

システムを導入しても思うように課題を解決できなかった

ワークフローシステムを導入しても、トライアルやデモなどを確認せずに導入してしまうと、思ったように課題を解決できないことがあります。
製品販売会社の担当から機能面の紹介をされていても、実際に操作してみないとわからないことが多いです。

機能が充実しすぎている製品だと、操作に慣れるのに時間がかかり、従業員からの問い合わせなども増えてしまい、かえって非効率なこともあります。
できるだけトライアルやデモなどを活用し、実際に扱う従業員にも操作してもらい、使いやすいかどうか確認してみましょう。

サポート体制が悪くトラブルをすぐに解決できなかった

ワークフローシステムには、サポート体制が充実していない製品もあるため、トラブルが起きてもすぐに解決できないことがあります。
たとえば、申請途中でなんらかのエラーが出てしまった場合、すぐに解決できないと紙で作り直すことになってしまいます。

また、サポート体制にはメール・電話・チャットなど、さまざまな方法があるので、自社にとって最適かどうかの判断も必要です。
まずは、サポート体制にはなにがあるのか、導入後でもトラブル時にはすぐに対応してもらえるかは確認しましょう。

稟議書を電子化するために必ず押さえておきたいポイント

稟議書を電子化するためには、まずはどのような製品があれば自社の抱えている問題を解決できるのかを明確にしましょう。
課題解決に必要な機能を搭載しているかどうかは、稟議書の電子化を成功させるポイントとなります。

また、実際の操作感を知ることで、導入後のイメージがわきやすいので、必ず無料トライアルを活用しておくことも大切です。
ここからは、具体的にどのような点を抑えて稟議書を電子化すれば良いのか、詳しく解説していきます。

システム導入前に自社の課題を整理する

システムを導入する前には、なぜ稟議書を電子化したいのか、どういった課題を解決したのかを整理しましょう。
もし「稟議書の数が多く、処理するのに時間がかかる」といった課題があるなら、申請をスムーズに管理できるような機能の製品をメインとして探しましょう。
外出の多い従業員のいる営業部で使うなら、スマホやタブレットで扱える製品であれば、課題解決につながります。
このように、どういった課題を持っているのかに合わせて、必要な機能を整理していくことが大切です。

無料トライアルを使ってみる

ワークフローシステムを初めて導入するのであれば、無料トライアルを活用してみると良いでしょう。
これまで紙により稟議書を扱っていた場合、システム化すると申請から決裁までの流れが異なるため、ギャップを感じがちです。
また、実際には導入担当だけではなく、各部門の従業員も操作するものなので、誰でも扱いやすい製品でなければなりません。
自社の課題解決のために必要な機能を備えつつ、無料トライアルを活用して扱いやすい製品かどうかを見極めるようにしましょう。

稟議書の電子化は操作しやすいシステムを選ぼう

稟議書を電子化するには、ある程度システムに対する知識が必要となるので、従業員によっては抵抗感を感じることがあります。
使い勝手が難しいワークフローシステムだと、あまり使われない・せっかく導入しても余計な手間がかかってしまうなどの問題が起こりがちです。
そのため、直感的に操作できるかどうかを確認することも、業務改善と生産性向上につながります。

弊社の提供するOZO3ワークフローでは、Excelで作成した稟議書をシステムに取り込むだけで申請を行える機能を搭載しています。
フォーマットはもちろん、文体・色までそのまま反映されるため、ワークフローシステムでフォーマットを作成する必要はありません。
これまでExcelで稟議書を作成していたなら、従業員も特に新しい操作を覚えることもなく、比較的簡単にご利用いただけます。
無料トライアルをご用意していますので、まずは操作感を知りたい方はぜひ、お気軽にお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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