電子帳簿保存法の対応ステップを図解でわかりやすく解説

2024年1月1日以降から改正される電子帳簿保存法の対応で、結局どうすればいいのかわからないとお悩みではありませんか？
見積書や請求書などの書類は、インターネットを通じてメールなどで送受信した場合、「電子帳簿保存」の対応が義務になります。

しかし、現在使用している会計システムや文書管理システムが、電子帳簿保存に対応しているなら緊急性はありません。
そのため、まずは電子管理ができていない書類をどう管理するか、考えていくことが大切です。
また、いきなり全部の書類を電子管理するのではなく、電子管理できていない証憑を手間なく管理する目的で1つのシステムに格納して管理するのもおすすめです。

本記事では、電子帳簿保存法に対応する際のステップを、図解を交えつつわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法の対応に必要な要点を図解でわかりやすく解説！

電子帳簿保存法の改正が2024年1月1日以降に行われましたが、具体的にどのように対応すればいいかお悩みの方も多いでしょう。
電子帳簿保存法への対応ステップは、どの証憑が対応できていないのか洗い出し、自社が対応しなければならない要件を知ることから始まります。
その後、業務フローの見直し・システムの導入検討を進めていく必要があり、まずは電子帳簿保存法について知らなければなりません。
ここから、具体的な電子帳簿保存法に対応する際のステップについて、図解を交えてわかりやすく解説します。

 

【ステップ1】電子保存に対応できていない証憑を洗い出す

電子帳簿保存法に対応するのであれば、まずは電子保存できている書類とできていない書類に分けましょう。
大まかに分けて、証憑の種類は「国税関係帳簿」「決裁関係書類」「取引関係書類」に分類されます。
証憑は、経理担当者だけでなく、営業部署の社員や経営層まで、幅広く扱うものなので、まずはどの書類が電子化されているのか、確認から始めるのが大切です。
このとき、取り扱っている証憑の多くが電子化されていないのであれば、取り扱い頻度の高いものから電子化していくのがおすすめです。
ここからは、電子保存に対応できていない証憑を洗い出す方法から、証憑の電子管理は一部からスタートしても問題ない理由を解説します。

 

まずは現在の書類の保管方法を明確にする

		国税関係帳簿	決算関係帳簿	取引関係書類
書類の種類		・仕訳帳 ・現金出納帳 ・総勘定元帳 ・補助元帳 ・売上台帳 ・固定資産台帳	・貸借対照表 ・損益計算書 ・棚卸表	・見積書 ・注文書 ・契約書 ・納品書 ・請求書 ・領収書
作成・受領方法	コンピューターで作成	電子帳簿等保存 （任意）	電子帳簿等保存 （任意）	電子帳簿等保存 （任意）
	手書き	ー	ー	スキャナ保存 （任意）
	紙で受領	ー	ー	スキャナ保存 （任意）
	電子データでのやり取り	ー	ー	電子取引 （義務）

電子帳簿保存法に対応するのであれば、書類をどのように作成・受領しているのかを明確にしなければなりません。
理由としては、作成や受領方法によって、対応するべき方法が変わるためです。

まず、電子帳簿保存法は、大きく分けて「国税関係帳簿」「決裁関係書類」「取引関係書類」の3つに分けられます。
国税関係帳簿の場合、電子保存の対応は任意となり、対象書類は会計ソフトやエクセルなどのコンピューターで作成した書類です。
決裁関係帳簿も同じく電子保存の対応は任意で、パソコンで作成した貸借対照表や損益計算書、棚卸表などを電子保存する場合に該当します。

取引関係書類は、他社とのやり取りで発生するもので、見積書や請求書をPDFで送受信した場合、PDFを紙に出力した保管は認められず、PDFのまま保管する必要があります。
まずは現在会社で作成・受領している書類がどのような管理を行っているのか、洗い出しましょう。

 

いきなり全ての証憑を電子管理する必要はない

電子帳簿保存法の改正がされましたが、2024年1月1日から対応が義務化されているのは電子データで作成・やり取りをしている取引関係書類だけです。
ただし、手書きで作成した見積書や請求書であれば、従来通り紙による保存が行なえます。
実際の現場では、取引関係書類に該当する見積書や請求書の作成は現場担当が行っており、会社規定のExcelフォーマットを使用してPDF化するケースが多いかと思います。
このようなケースにおいては、電子帳簿保存の「電子取引」に対応する必要がありますので、会社として頻繁に使用する取引関係書類から電子化していきましょう。

決算関係帳簿や国税関係帳簿に該当する書類は、対応が義務化されているわけではありません。
そのため、取引関係書類の電子化が終わってから、必要に応じて対応していくことをおすすめします。

 

【ステップ2】自社が電子帳簿保存法のどの要件に対応するか決める

電子保存に対応できていない書類を洗い出した後は、3つのうちどの電子帳簿保存法に対応するのかを決めていきます。
電子保存の方法は、「電子取引」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」があり、文書の種類や作成・送信・受領方法によって保存できる方法は異なります。
ここでは、自社が電子帳簿保存法のどの要件に対応するか決める方法と、取引先に「紙で請求書を発行してほしい」といわれた場合の対応を解説します。

 

多くの企業が「電子取引」と「スキャナ保存」の対応を検討している

電子取引関係書類	紙や手書きの取引関係書類	国税関係帳簿決算 取引関係書類
・見積書 ・注文書 ・契約書 ・納品書 ・請求書 ・領収書	・見積書 ・注文書 ・契約書 ・納品書 ・請求書 ・領収書	・仕訳帳 ・現金出納帳 ・総勘定元帳 ・貸借対照表 ・損益計算書 ・棚卸表

多くの企業では、電子取引とスキャナ保存への対応を検討しており、電子帳簿等保存は対応を見送る企業もあるようです。
「電子取引」と「スキャナ保存」に該当する取引関係書類は、まとめてペーパーレス化できると業務効率化になります。

たとえば、紙による保存よりもスキャナ保存ができれば、検索すれば見たい書類を速やかに検索して確認できます。
さらに、従業員が直接保存できるシステムなら、見積書や契約書などの書類管理を効率的に行えます。
そのため、多くの企業が「電子取引」と「スキャナ保存」の対応を検討しており、各種書類の電子化により業務効率化を進めようとしています。

「電子帳簿等保存」が見送られる実務的な理由としては、国税関係帳簿決算は、仕訳帳や貸借対照表など、会計システムなどで扱うものが多いからです。
具体的には、会計システムで作成し、そのまま会計システムで保管することで、電子保存が可能となります。
電子帳簿等保存は、保存要件を満たす必要もないため、今の管理方法に困っていない場合、ひとまず対応は後回しでも問題はありません。

 

取引先が「紙で請求書を発行してほしい」と言った場合はどうなる？

もともと電子で請求書を作成しており、取引先から「紙で請求書を発行してほしい」と言われた場合、PDFを紙に出力して先方へ郵送またはFAXで送ることになります。
自社で発行した電子書類を、紙に印刷して送付したとします。
この場合、請求書を発行した会社が写しを保管する場合は「電子取引」ではなく、「電子帳簿等保存」の要件を満たさなければなりません。
理由としては、コンピューターで作成し、メールなどの電子で送付せず、スキャナで読み取りも行っていないので、電子帳簿等保存の「自社発行の写し」に該当します。

すべての会社が各種書類を電子化するとは限らないため、取引先のことも考慮して「紙で欲しい」「電子で欲しい」と言われた場合でも、速やかに対応できる環境が必要です。
そのため、先方からのさまざまな要求にも答えるためには、電子取引とスキャナ保存だけでなく、電子帳簿等保存にも対応するほうが無難でしょう。

 

【ステップ3】業務フローの見直しや事務処理規程の作成を行う

電子帳簿保存法に対応するのであれば、従来の業務フローから対応方法が変わるため、業務フローの見直しや事務処理規程の作成が必要です。
たとえば、「電子取引」の保存区分に対応する場合、見積書や請求書の保管場所が、従来は紙に出力して保管していたものが、システムのクラウドストレージなどに変わります。
そのため、誰が、どのタイミングでシステムに保管するのかを決める必要があります。

また、2022年1月1日以前に作成した、見積書・契約書・請求書・領収書・検収書を電子保管する場合は、事務処理規定が必要となります。
ただし、事務処理規程が不要な場合もあるので、正しい知識のもとに証憑の保管が必要です。
ここでは、電子帳簿保存法に対応する際に必要な業務フローの見直しや事務処理規程の作成について解説します。

 

電子帳簿保存法に則った業務フローの見直しを行う

まずはどの書類を誰がどのタイミングで、どこに保管するのか決めるようにしましょう。
業務フローを見直す場合は、できるだけ現場の手間を考慮して、二重保存することがないように管理する必要があります。
たとえば、電子契約システムを導入していて、新たに文書管理システムを導入する場合、契約書を無理に文書管理システムへ保管する必要はありません。

「電子契約システムを導入している企業の保管例」

対象書類	保管場所
契約書	電子契約システム
見積書	文書管理システム
請求書	文書管理システム

このような場合は、契約手続きは電子契約システムで行っており、契約書は電子契約システム上のストレージに保管されます。
そのため、電子契約システムが電子帳簿保存法に対応していれば、新たにシステムを導入する必要はありません。
無理に契約書を文書管理システムに保管しようとすると、わざわざ電子契約システムから文書管理システムへファイルを持ってきて保管する手間が発生します。
そのため、まずは電子保存ができていない書類を、どこに保管するか決めていき、保管先がないものは、文書管理システムにまとめて保管するなどの検討をしましょう。

ただし、会計システムや販売・購買システムなどは、一般の従業員が使用するシステムではありません。
これらのシステムに書類を保管する場合は、管理部門が現場から書類を受け取る必要があります。
その場合、書類の受け渡し漏れや保管忘れなどのミスが発生しやすくなりますので、注意しましょう。

 

事務処理規程が必要なケースとは？

事務処理規程が必要なケースは、2022年1月1日以前に作成した見積書・契約書・請求書・領収書・検収書を、スキャンしてデータとして保管する場合です。
しかし、2022年1月1日以降に作成した書類をスキャンしてデータとして保存する場合には、事務処理規程は不要です。
また、事務処理規程が不要なケースはほかにもあり、以下の要件を1つでもクリアしていた場合は必要ありません。

事務処理規程は、不正に改ざんされる・正当な理由がなく訂正・削除されてしまう可能性がある際に必要です。
そのため、タイムスタンプの付与や改定のあった際に、過去の情報が見れるようなシステムを導入していない場合には必ず必要です。
ただし、システムを導入していたとしても、事務処理規程があれば内部統制の強化や業務効率化につながるため、不要な場合でも作成することが望ましいでしょう。

 

事務処理規程のテンプレート

事務処理規程を作成する際には、基本の部分は国税庁のテンプレートをもとに作成するのがおすすめです。
項目としては、なぜ事務処理規程が必要なのかといった目的から社員だけでなくパートタイマーまで適用するといった適用範囲の設定、管理者責任者の明記から始まります。
その後、電子データの取り扱いについて、具体的な使用範囲から保存方法、期間対象となるデータを詳細に明記していきます。
運用体制として、取引関係情報の管理責任者・処理責任者を明記し、何かあった際にはすぐに連絡できるように記載を行ってください。

また、取引関係情報の訂正・削除は原則禁止ですが、訂正・削除を行うのであれば、申請書を提出する旨を記載しなければなりません。
申請時に必要な情報を記載し、受領した際には訂正・削除履歴が残されてるかどうかの有無と訂正・削除完了報告書を管理者に提出すること、保存期間まで明記しておきましょう。

事務処理のテンプレート：【国税庁】各種規程等のサンプル

 

【ステップ4】電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討する

電子帳簿保存法に対応しているシステムの種類は、会計システム・文書管理システム・販売購買システムなど、さまざまな種類があります。
どのシステムで保管すべきかについては、企業の従業員規模や証憑の扱い方に応じて分けるのがおすすめです。
すでに導入している会計システムが電子帳簿保存法に対応しており、尚且つ会計システムを扱っている経理担当が証憑をすべて管理できます。

この場合、経理担当者がワンオペで管理ができているので、新しくシステムを導入する必要はないでしょう。
しかし、従業員が多く、さまざまな部署の現場担当が見積書や請求書を発行している場合、経理担当が処理するのは限界があります。
そのような場合においては、全従業員がアクセスできる文書管理システムの導入を検討する必要が出てきます。

 

会社の従業員規模が小さい場合は会計システムでの保管もあり

会計システムなら、電子帳簿保存法に対応している製品が数多くあります。
そのため、会社規模が小さく、経理担当が保管する方法で運用できる場合は、会計システムでの管理がおすすめです。
このとき、すでに導入している会計システムが電子帳簿保存法の電子取引やスキャナ保存などに対応していれば問題ありません。

もし、電子取引やスキャナ保存に対応していない場合は、会計システムの刷新を検討すると良いでしょう。
ただし、会計システムは全従業員が使用できるものではないので、正しく見積書や請求書を取り扱える環境でないと、保存の抜け漏れが発生する恐れがあります。
現場担当が見積書や請求書を扱っている場合、経理担当がわざわざ受け取って保管する必要があるので、現場担当者と経理担当者間の連携についてルールを決めましょう。

 

従業員数が100人以上の場合は文書管理システムでの保管がおすすめ

従業員数が100人以上と多い場合は、現場担当者と経理担当者の連携をきっちり取るのが難しいことがあるため、文書管理システムでの保管がおすすめです。
従業員が100人以上の場合、請求書や注文書などは、経理を通さず現場担当がやり取りを行うことが多いでしょう。
たとえば、業者への発注や資材や物品購入する前に社内承認が必要な運用をされているケースでは、領収書や請求書は、担当従業員が受け取ることがあります。
ほかにも、外注先への支払の場合は、目視の納品確認が必要といった請求支払の確認を伴う運用をしていると、領収書や請求書は経理担当者が直接受け取ることはないかと思います。

毎回経理担当が現場から請求書や注文書をもらい、会計システムに入れる必要があると手間が発生して抜け漏れが起きやすくなります。
もちろん、当てはまらない会社もありますが、抜け漏れが発生しないためには、現場担当が直接証憑を保存できるシステムが必要です。

 

【ステップ5】電子帳簿保存法の要件に合わせたシステムの選び方

電子帳簿保存法の要件に合わせたシステムを選ぶ際には、JIIMA認証を受けている製品を基準として選ぶのがおすすめです。
JIIMA認証とは、市販されているソフトやシステムが、電子帳簿保存法の要件を満たしており、法的要件を満たしているかを認証するものです。
JIIMA認証は、公正な第三者機関が必要な機能が搭載されているかをチェックしており、認証されているシステムなら、搭載されている機能を1つひとつ確認する必要がありません。

ただし、JIIMA認証は保存区分によって認証の種類が別れているので、1つ取得していればすべての電子帳簿保存法に対応しているわけではありません。
「電子取引」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」のどれに対応したいのかによって、JIIMA認証の種類を確認する必要があります。

引用元：JIIMA認証制度

 

電子取引に対応しているJIIMA認証

電子取引に対応しているJIIMA認証は、「電子取引ソフト法的要件認証」です。
国税関係書類をコンピューターで作成し、電子でやり取りするソフトの機能仕様をチェックし、法的要件を満たした場合に認証されます。
具体的には、改正電子帳簿保存法第7条の要件を満たしているかをチェックしており、取引関係書類を電子データによる送付・受領するソフトが認証の対象になります。
見積書や契約書、請求書などの取引関係書類を電子データで送付や受領する場合には、「電子取引ソフト法的要件認証」を受けているシステムを選びましょう。

 

スキャナ保存に対応しているJIIMA認証

「スキャナ保存」に対応しているJIIMA認証は、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」です。
取引関係書類で、自社で作成または相手から受領した「紙の見積書・契約書・請求書」などをスキャナ保存できるソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしている場合に認証されます。
電子帳簿保存法の該当条項、「4条3項授受したデータを保存」の要件を満たしている製品であれば、認証を受けられます。

電子取引と対象の書類は同じですが、紙の原本をスキャナして電子化する場合は、こちらのJIIMA認証を取得している製品が目印になります。
「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得してる製品であれば、スキャナ保存をする際に必要な細かい要件を確認せずに保存が可能です。
送信・受領した取引関係書類をスキャナ保存したい場合には、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取っているシステムを選びましょう。

 

決算関係書類に対応したJIIMA認証

対象書類	ロゴの種類	該当するシステム
決算関係書類	赤色の決算関係の作成・保存のロゴ	会計システムが該当
取引関係書類	深緑色の取引関係の作成・保存のロゴ	販売購買システムが該当
取引関係書類	緑色の取引関係の保存	文書管理システムが該当

決算関係書類に対応したJIIMA認証は3つあり、色で見分けることが可能です。
決算関係書類に対応したJIIMA認証は、「電子書類ソフト法的要件認証」となっています。
たとえば、PCで作成した決済関係書類や自己発行写し（紙）の取引関係書類を、電子書類として管理するとします。
その際には、「電子書類ソフト法的要件認証」を受けた製品が判断基準になるでしょう。

会計システムや販売購買システムは、業務担当者しかアクセスできないシステムで、文書管理システムは複数人で管理できます。
そのため、現場担当が扱う証憑を電子帳簿保存法に従って保管したい場合は、「取引関係の保存」のJIIMA認証を取得しているシステムで対応可能です。

よくあるケースとしては、販売購買システムは導入しておらず、会計システムは導入しているけど証憑は現場担当が扱っている、ということがあります。
このような場合で、見積書や請求書をExcelで作成してPDF化している際は、取引書類を保存だけできる文書管理システムで保管するのがおすすめです。
一方、すでに会計システムや販売購買システムを導入しており、作成から保存まで同一システムで対応することもあります。
この場合は、対象書類に応じた作成・保存ができるJIIMA認証を目印にすると良いでしょう。

引用元：【JIIMA認証制度】電子書類ソフト法的要件認証制度

 

国税関係帳簿に対応したJIIMA認証

国税関係帳簿に対応したJIIMA認証は、「電子帳簿ソフト法的要件認証」です。
PCで作成した仕訳帳や現金出納帳、総勘定元帳などを管理するのであれば、「電子帳簿ソフト法的要件認証」を受けた製品を選定基準にすると良いでしょう。

国税関係帳簿に対応したJIIMA認証は、主に会計システムが該当し、国税関係の書類は、元々会計システムで作成・保管するのが一般的です。
そのため、電子帳簿保存ソフトのJIIMA認証を取っている会計システムで管理するのがおすすめです。

無理にすべての書類を1つのシステムに集めようとすると、会計システムで作成した帳簿関係の書類を、文書管理システムに移動させて保管することになります。
文書管理システムに、国税関係帳簿に対応したJIIMA認証が備わっている必要性がなく、製品としても少ないため、会計システムを選びましょう。

 

電子帳簿保存法に対応したシステムの料金相場

	初期費用の相場	月額費用の相場
電子帳簿保存法に対応したシステム	0円～10万円	1万円～2万円

電子帳簿保存法に対応したシステムの料金相場は、初期費用「0円～10万円」、月額費用「1万円～2万円」となっています。
中小企業向けのクラウドベースの料金相場は、月額費用が5,000円から35,000円と幅広く用意されています。
料金形態としては、1ユーザーごとのライセンス料金の他に、ファイルの保存容量によって料金が変わる従量課金制などがあります。
また、一般的には月額契約が一般的ですが、年間契約を選択することで割引が適用される場合があります。

導入前に無料トライアルを活用し、自社にとって欲しい機能が揃っているのかどうか、見極めたうえで選ぶようにしましょう。

 

自社に合ったシステムを見極めるための3つのポイント

知名度のある会計システムや文書管理システムは、ほとんどがJIIMA認証を取得しているため、「この中からどれを選べばいいの？」と迷われる方は多いかと思います。
JIIMA認証を取得している場合、搭載されている機能にはほとんど違いがないため、見極める方法としては、実務対応における利便性や使いやすさを重視すると良いでしょう。

たとえば、既存の会計システムとの連携ができるか、証憑と仕訳伝票が紐づけできるのかなどは、事前に確認しておくことをおすすめします。
理由としては、会計システムに連携できると、面倒なデータの重複入力などの手間がなくなるためです。
また、ワークフローで決裁された請求書は自動で文書管理システムに保管されるような機能があれば、手動で保管する手間がなくなると同時に、対応漏れも防げます。

他にも、関連する証憑を自動で紐づけできる機能があれば、別々にアップロードされた請求書と納品書、領収書を簡単にまとめて管理可能です。
JIIMA認証を取得しているシステムは複数あるので、その中からシステムを選ぶのであれば、自社にとって欲しい機能があるかどうかで見極めましょう。

 

①既存の会計システムと連携できるか確認する

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムと既存の会計システムを連携し、証憑と仕訳伝票を紐づけできれば電子帳簿を一元管理できます。
領収書や請求書をアップロードした際、各種申請書に証憑を自動で添付し、承認後には仕訳データと支払データを自動生成できれば、業務効率化が進みます。
すべての証憑を、クラウド上で管理し保管もできれば、電子帳簿の一元管理ができるため、面倒な書類管理も簡単にできるようになります。
そのため、電子帳簿保存法に対応する文書管理システムを導入する際には、証憑と仕訳伝票を紐づけできるかどうか、連携性についても確認しましょう。

 

②証憑を収集できる機能があるか確認する

証憑を自動で収集できる機能があれば、証憑を電子データとして保存し忘れてしまったというミスが発生することはありません。
たとえば、文書管理システムが電子帳簿保存法に対応していたとしても、手動で保存することになれば保存を忘れてしまう可能性があります。
しかし、システム上で決裁が完了した際に、ワークフローに添付されている注文書などを自動で文書管理システムに保存できれば、保存忘れが起こりません。
また、経費精算システムでも、決裁と同時に請求書などを自動で保管できれば、保存のし忘れがなくなります。
見積書や請求書などは、稟議書などと紐づけて管理する必要があるため、決裁時に自動で紐づけできれば非常に便利です。

 

③関連する証憑を紐づけできる機能があるか確認する

見積書・請求書・納品書など、多くの証憑は単体で管理するのではなく、紐づけして関連性を可視化して管理できることが望ましいです。
たとえば、請求書を確認する際に、実際に納品されているのか確認するのであれば、納品書を確認しなければなりません。
そのため、関連する証憑が紐づけできる機能があることで、検索したり保存している場所を探す手間が省けます。
関連する証憑を紐づけしやすいのか、もしくは作成・受領時に自動で紐づけできる機能があるかどうか、確認しましょう。

 

電子帳簿保存法に対応した場合の業務フローはどう変わる？

区分	書類の種類	必要なフロー	備考
電子帳簿等保存	コンピューターで作成した帳簿や書類	システムやコンピューターの用意	優良帳簿のみ、要件を満たすシステムが必要
スキャナ保存	紙で作成・受領した書類	読み取り情報といった必要な要件に合わせてスキャンしたあと、タイムスタンプを付与	編集履歴の残るシステムを導入しているのであれば、タイムスタンプは不要
電子取引	電子でやり取りした書類	電子取引に対応したシステムを用意し、タイムスタンプの付与といった改ざん防止措置を行う	2023年の改定でデータ保存要件は緩和されています。

電子帳簿保存法に対応する場合、保存要件に従って業務フローを見直す必要があります。
「電子取引」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」によって、対応する方法が異なるので、それぞれの業務フローを作成しなければなりません。

ここからは、電子帳簿保存法に対応した場合の業務フローについて、「電子取引」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」に分けて解説します。

 

電子取引に対応した場合の業務フロー

電子的に授受したデータは、電子取引に対応したシステムの準備やパソコン、プリンターを用意する必要があります。
また、電子帳簿保存法では、電子取引を行う際にはデータ改ざんができないよう、改ざん防止措置を実施しなければなりません。
そのため、電子的に授受したデータの場合、簡単に改ざんされてしまう可能性があるため、タイムスタンプの付与や、訂正・削除履歴が残るようなシステムを用意しましょう。
業務フローとしても、改ざん防止措置のために事務処理規程を作成することをおすすめします。

 

スキャナ保存に対応した場合の業務フロー

スキャナ保存は、紙で作成・受領した書類を、スキャナ保存の要件を満たした状態でスキャンを行って書類を電子化して保存します。
スキャナ保存の保存要件には、一定水準以上の解像度やカラー画像による読み取り、タイムスタンプの付与など、細かい条件が決められています。
また、スキャンしたデータは一定期間内にタイムスタンプを付与する必要があります。

スキャンしてタイムスタンプを付与したものを、読み取り情報の保存やバージョン管理などの要件を満たした上でデータ保存を行っていきます。
スキャナ保存では、重要書類と一般書類、過去分重要書類によって要件が異なり、重要書類は帳簿と関連させる必要があります。
そのため、重要書類と一般書類、過去分重要書類それぞれのスキャナ保存の業務フローも細かく設定しましょう。

重要書類の一例	一般書類の一例
・契約書 ・請求書 ・納品書 ・領収書	・見積書 ・注文書 ・検収書 ・入庫報告書

 

電子帳簿等保存に対応した場合の業務フロー

電子帳簿等保存では、優良帳簿・その他の帳簿・書類によって対応方法が異なるため、帳簿と書類に分けて業務フローを設定していきましょう。
優良帳簿では、要件を満たすシステムの用意が必要で、その他の帳簿・書類では、システムやプリンターなどの備え付けをしなければなりません。
コンピューターで帳簿や書類を作成した後は、ハードディスクやDVDクラウド上など、データ上に電子保存を行います。
電子帳簿等保存は、すべて電子で完了させるものですので、これまで紙で対応していたのであれば、システムの使い方やコンピューターでの作成方法まで細かく設定しましょう。

電子帳簿保存法では、要件を満たしている帳簿に対して税務上で優遇処置を認める優良帳簿というものがあります。
優良帳簿の対象となるのは、所得税・法人税・消費税に関する帳簿で、「仕訳帳」「総勘定元帳」「その他必要な帳簿」「消費税に関する帳簿」などです。
優良帳簿として認められるためには、電子帳簿に必要な要件以外に、「訂正・削除履歴の確保要件」「相互関連性要件」「検索要件」を満たす必要があります。
優良帳簿にならない場合、その他の帳簿や書類の扱いとなりますが、優良帳簿に認められることで「過少申告加算税の軽減措置」を受けられます。

もし、所得税・法人税・消費税の申告の修正があった場合、過少申告加算税が10～15％課せられますが、優良帳簿なら5％に軽減されます。
多くの帳簿を付けている企業の場合、税務調査にて申告漏れが起きることもあるため、優良帳簿に対応しておいたほうが、もしもの時に少額のペナルティで済みます。
自社の帳簿が優良帳簿に対応できるのか気になる方は、国税庁が公開している「優良な電子帳簿の要件チェックシート」をご参考ください。

引用元：【国税庁】優良な電子帳簿の要件チェックシート

 

2024年1月までに電子帳簿保存法に対応できなかった場合はどうなる？

2024年1月までに電子帳簿保存法に対応できなかった場合、青色申告の取り消しや追徴課税、推計課税、会社法による過料が発生する可能性があります。
ただ、罰則に関してはすぐに発生するわけではなく、要件を満たせない事情がある場合には救済措置が設けられています。
具体的には、「紙で提示できる場合は、すぐに罰則が課せられるようなことはない」といった、救済措置があります。
しかし、あくまでも国税局が納得できる要件がある場合となるため、速やかに電子帳簿保存法に対応しておきましょう。

 

青色申告の取り消し

電子取引に対応できなかったからと、すぐに青色申告の取り消しをされることはありませんと、国税局の電子取引関係の一問一答にて回答されています。
取引が正しく記帳されており、電子ではなくても紙による書面で提示できるのであれば、すぐに罰則が課せられることはないと書かれています。
たとえば、従業員が経費を立替ており、従業員が電子データで領収書を受領していた場合、会社は電子取引として領収書を保管する必要があります。
そのため、会社としては従業員から速やかに電子データの領収書を収集し、電子取引に対応した形で保管しなければなりません。

しかし、これまで紙ベースで業務をしていた場合、速やかに電子データを収集できないケースもあるでしょう。
この背景により、税務調査を行った際に従業員が経費を立替ていた際の情報の一部が、電子データとして適切に保存されていない可能性があります。
こういった場合、直ちに青色申告を取り消されるのではなく、書面のみで情報が保存されているのであれば、総合的に青色申告の取り消しについて判断されます。
ほかにも、金銭の支出がないとすぐに判断されるわけではなく、救済措置は用意されているものとして判断できます。

ただし、電子データの保存についての制度が変更されたわけでなく、あくまでも違反に関しては総合的に判断するというだけなので、注意が必要です。
青色申告の取り消しが起きると、青色申告特別控除が受けられなくなるなどのデメリットもあるので、電子帳簿保存法に対応するよう速やかに用意しましょう。

引用元：【国税庁】電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問10

 

追徴課税

追徴課税の種類	加算税の詳細	加算税の税率
過少申告加算税	税金を少なく支払ってしまったが、期限内に申告した場合に加算される税金	追加税金が 50万円以下なら10% 50万円以上なら15%加算
無申告加算税	期限内に申告をしなかった場合に加算される税金（法人税は事業終了の翌日から2か月以内に申告が必要です）	支払うべき税金が 50万円以下なら15% 50万円以上なら20%加算
不納付加算税	源泉徴収税を期限まで支払わなかった場合に加算される税金	納付額の10%加算
重加算税	税務署が悪質に少額の納税をしたと判断した場合に加算される税金	過少申告課税と不納付加算税の代わりとして35% 無申告加算税の変わりに40%の両方が加算

収める必要のある税金が正しく納付されていない場合、追徴課税が課せられる可能性があるため注意が必要です。
追徴課税は、高いものだと35%も税金が加算されてしまうため、正しく税額を支払えるように対策を取っておきましょう。
電子取引の場合、データを改ざんしたり隠蔽することで、本来の税金よりも少ない額で申告納税することが可能となります。
しかし、悪意を持ってデータの改ざんや隠蔽をして税務署がその事実を知った際には、非常に高額の追徴課税が発生します。

ただし、電子帳簿保存法へ対応せずに、電子取引のデータ保存を要件に合わせていないからといって、追徴課税が課せられるわけではありません。
もし、電子帳簿保存法へ対応したけれど、うまく保存ができておらず、申告すべき税金が少なかったのであれば過少申告加算税や無申告加算税などの追徴課税が発生します。
納めるべき税金が正しく納付されていない・悪意のある改ざんなどの場合にのみ、追徴課税が課せられるようになっているため注意しましょう。

 

推計課税

推計課税は税務署が判断して課税額を決められるので、想定よりも大きな額を支払う可能性があり、会社としては大きなデメリットとなります。
あくまでも、保管している資料から所得計算ができない・国税関係帳簿書類に不備があって正しく確認できない場合です。
電子帳簿保存法に対応しようとした結果、資料に不備が多くなってしまうと、推計課税が課せられる可能性があるので、正しく対応できるようにしましょう。

 

会社法による過料

会社法による過料とは、会社法第976条で定められており、帳簿や書類の記録や保存が適切に行われていなかった場合100万円以下の過料が課せられるものです。
電子帳簿保存法に違反していることで、会社法第976条にも反している可能性があるため、国税関係の帳簿書類が適切に保存できるような環境が必要となります。
電子で作成した国税関係の帳簿書類は、「電子帳簿等保存」に対応して電子保存をしなければなりません。
電子帳簿保存法に正しく対応できずに違反してしまうと、会社法の違反も同時に発生している可能性があるため、正しい知識のもとに対応しましょう。

 

弊社のOZO3帳簿保存アプリは電子帳簿保存法に対応

弊社のOZO3帳簿保存アプリは、電子帳簿保存法に対応しており、1ユーザー160円で10GBの容量があります。
ほぼ容量は無制限に近いプランとなっており、経費管理、債権債務管理など会計アプリをご利用の場合は、無料でご提供しております。
ほかにも、OZO3経費やOZO3債権債務申請なども提供しており、システム連携も可能なので、アップロードされた領収証・請求書などの証憑データを各種申請に添付できます。

 

ワークフローで決裁された証憑を帳簿書類アプリに自動保存

OZO3ワークフローで決裁された証憑は、OZO3帳簿保存アプリにあらかじめ連携していれば自動保存が可能です。
決裁された瞬間に、ワークフローに添付されている契約書や注文書などを、自動で帳簿保存アプリに保存することが可能です。
また、経費精算システムでも、決裁と同時に請求書などを帳簿保存アプリに自動で保管できるので、保存のし忘れがなくなります。
わざわざ、電子帳簿保存法に対応するために必要な要件などを確認しなくても、正しく対応できるため、業務効率化も進みます。

 

関連する証憑を簡単に紐づけできる

OZO3帳簿保存アプリなら、電子帳簿保存法に対応しつつ、関連する証憑を簡単に紐づけできます。
たとえば、紐づけしたい関連ファイルを選択して、社内決裁された見積書と注文書、相手から発行された請求書の3つをまとめて紐付けが可能です。
見積書を発行した場合、決裁が進んで合意を取れたら、納品書の発行や領収書の受領など、さまざまな関連した証憑が発生します。
そのため、OZO3帳簿保存アプリがあれば発行した見積書の関連書類を確認したいときに速やかに閲覧できるようになり、より効率的に文書管理が行えます。

 

月額料金は1ユーザー160円で導入可能

OZO3帳簿保存アプリの月額料金は1ユーザー160円で導入可能で、1人当たり10GBの容量が付与されています。
10GB単位でデータ容量拡張オプションも追加できますが、標準プランのままでもほぼ無制限のように利用できます。
さらに、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応し、AI-OCR読み取りや証憑の重複チェックなどの機能も搭載されています。

電子帳簿保存法に対応しているシステムは複数ありますが、使いやすさや既存システムとの連携性が重要です。
製品によって、使いやすさや搭載されている機能、連携性は異なるため、まずは無料トライアルにて自社にとってマッチした商品かどうか、確認してみてください。

 

電子帳簿保存法の対応なら無料相談受付中

弊社では、電子帳簿保存法にお悩みのみなさまをサポートするため、無料相談を受け付けております。
具体的には、どのように対応するべき状態なのか、現在のシステムで問題ないのか、業務フローをどのように処理したら効率化できるかまで、ご提案させていただきます。

また、弊社ではOZO3帳簿保存アプリをご提供しており、1人当たり160円で証憑を帳簿書類アプリに自動保存し、関連する証憑は自動で紐づけ可能です。
既存システムと電子帳簿保存法に対応したシステムの連携作業も承っており、幅広く電子帳簿保存法に対するお悩みを解決いたします。
他社製品との違いなどの相談のみも受け付けておりますので、電子帳簿保存法にお悩みでしたら、ぜひ弊社までご相談ください。