後悔しないために！経費精算の領収書を電子化する方法

電子帳簿保存法は、2022年1月に要件が大幅に改正されたため、経費精算に必要な領収書の電子化がしやすくなりました。
経費精算の領収書を電子化することで、紙による受け渡しがなくなり、経理処理も全てデータ上で完結させられるため、処理にかかる手間を削減できます。
しかし、実際に領収書を電子化しようと思うと、予想外の問題が起きて想定よりも手間やトラブルが発生するケースがあります。
本記事では、領収書を電子化した際に、「こんなはずじゃなかった」とならないよう、経費精算の領収書を電子化するためにすべきことを徹底解説します。

経費精算の領収書を電子化するために必要なことは？

経費精算を電子化するために必要な準備

• 紙の領収書を電子化する方法を検討する
• 電子帳簿保存法の対応を検討する

領収書の電子化は、ただスキャンして完了するのではなく、スキャナ保存制度や電子帳簿保存法の要件をクリアして保存しなければなりません。
表計算ソフトを使った電子化について国税庁のHPで紹介されていますが、例えばエクセルだと、データ数が多いと開けなくなる可能性があります。
また、領収書を電子化する際には、タイムスタンプの付与や訂正・削除した際には履歴を残す必要があるので、専用のシステムのほうが手軽でしょう。
そのため、経費精算の領収書を電子化するには、ワークフローシステムか経費精算システムのどちらを導入するか検討してみてください。

参考：国税庁「電子取引関係」

紙の領収書を電子化する方法

1. スキャナで読み取る
2. スマートフォンで撮影する

領収書を受領した社員は、コピー機を使用してスキャナで読み取って保存するか、スマートフォンで撮影するか、どちらかの方法で領収書を電子化します。
スキャナ保存では、複数枚のレシートを同時にスキャンできるので、領収書の数が多くなりやすい営業でも比較的手間をかけずに利用できます。
また、解像度の指定はされているものの、スマートフォンからも撮影ができ、外出先でも電子化しやすいのがメリットでしょう。
ここからは、紙の領収書を電子化する2つの方法についてご紹介していきます。

スキャナで領収書を読み取る

領収書の電子化では、主にスキャナを使った方法があり、複数枚の領収書やレシートを同時に読み取りできます。
画質も綺麗に読み取れるので、スマートフォンの撮影に比べると、会計ソフトに取り込む際の文字認識エラーが少ないのが特徴です。
スキャナ保存の場合、領収書やレシートを溜め込んでしまう可能性があるため、定期的にスキャンを行う必要があります。
会社に戻る機会の少ない社員だと、領収書は溜め込みがちになるので、1週間に1度はスキャンするようにルール化しておくようにしましょう。

スマートフォンで領収書を撮影する

電子帳簿保存法では、スマートフォンによる撮影も許可されており、領収書だけでなくレシートや契約書、請求書といった複数の文書に対応しています。
ただし、受領した本人による撮影ではなく、もし経理担当者が代理で撮影する場合、大きさに関する情報を残す必要があるため、あまり推奨できません。
また、スマートフォンでの撮影は、「解像度387万画素以上、24ビットカラー以上」と定められているため、ガラケーでは撮影できないので注意してください。
いくつか要件はあるものの、スマートフォンで撮影できれば、経費精算がしやすくなるため、電子化の際には検討してみましょう。

電子帳簿保存法に対応する方法

領収書は、国税関係書類の「重要書類」に該当するので、一般書類と比べると電子保存するための要件が厳しく設定されています。
例えば、スキャナなどで読み取ってデータ保存する場合、スキャナ保存制度の要件を満たす必要があります。
専用のシステムを利用せず、スキャナ保存制度に対応することはできるものの、定められている要件があまりに多いため、あまり現実的ではありません。
領収書の管理が複雑になり、対応漏れなども出てきてしまうため、電子化するメリットより手間のほうが大きいといえます。
そのため、スキャナ保存制度に対応するためには、保存要件を満たしているシステムを導入することをおすすめします。

電子帳簿保存法に定められている要件

電子帳簿保存法では、領収書の保存を行う際に、いくつか要件が設定されています。
具体的には、領収書を受領した日から、おおむね7日以内にスキャナ保存しなければならなかったり、解像度は200dpi以上など、さまざまです。
ここからは、電子帳簿保存法にて定められている、要件をご紹介していきます。

電子帳簿保存法は条件によって設定されている要件が異なるため、詳細は国税庁が作成している、スキャナ保存関係のパンフレットをご確認ください。

参考サイト：国税庁「スキャナ保存関係（パンフレットを見る）」

JIIMA認証を取得しているシステムがおすすめ

JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による、電子帳簿保存法の適合審査に合格したシステムが取得できるものです。
そのため、JIIMA認証に対応しているシステムなら、電子帳簿保存法に対応しているかどうか、機能を1つひとつ確認する必要はありません。
スキャナ保存制度には要件があり、条件や文書の重要度に応じて要件も異なってくるため、JIIMA認証を取得しているシステムがおすすめです。

弊社の提供するOZO3経費精算システムは、JIIMA認証の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しているので、法制度に対応した領収書の電子化が行えます。

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経費精算の領収書を電子化するための8ステップ

領収書を電子化するためのシステム導入にかかる期間は、だいたい2～3ヶ月ほどです。
もし、業務フローの見直しを行わずにシステムを選んでしまうと、いざ経費精算の領収書を電子化したときに、想定外のトラブルが起きる可能性があります。
せっかく導入したシステムが活用できないとなると、労力や費用が無駄になってしまいますので、事前に計画を立てたうえでシステムを導入するようにしましょう。
経費精算システムの導入時におけるトラブルを事前に回避できるよう、領収書を電子化するための流れを詳しくご紹介していきます。

①社内で経費精算の業務フローを見直す

経費精算システムを導入するのであれば、まずはこれまで行っていた経費精算における業務フローの見直しを行うようにしましょう。
経費精算システムには、文書の作成や上長からの承認、金額の仕訳といった豊富な機能があるため、自社に適した製品を選ぶことでより効率化が進みます。
そのため、自社に適した経費精算システムを選ぶのであれば、どのようなフローを行っているのか、不要な作業は無いか見直すことが重要です。
まずは、業務フローの見直しを行い、システム化した際に外せないルールがあるのであれば、事前に把握するようにしましょう。

②経費精算システムの導入を検討する

経費精算システムは、交通費精算の手間を大幅に削減できる乗換案内に連携したものや、電子帳簿保存法に対応しているものなどさまざまです。
乗換案内に連携できる製品だと、交通系ICカードの履歴を取り込み、旅費・出張費精算作業を簡略化しつつ入力ミスを防げるものがあります。
さらに、経費精算の申請データを元に、仕訳や振込に関するデータを自動作成できるものもあり、電子化以外にも導入するメリットが豊富です。
ただし、便利機能の多いシステムを選んでしまうと、費用が高いのに機能を使い切れずに、コストばかりがかかってしまいます。
経費精算システムを最大限に活用したいのであれば、費用や機能面ではなく、自社にとって必要な機能かどうかを見極めた上で導入する必要があります。
特に、知名度だけで判断してしまうとそのシステムが自社にとって最適とは限りませんので、できるだけ複数社から相見積もりを取ることをおすすめします。

③経費精算システムの導入・設定を行う

実際に経費精算システムの導入・事前設定を行う際には、会社や社員情報、ワークフローの設定が必要になります。
システム販売会社によっては、導入前の事前設定をしてくれるところもありますが、会社によっては対応してくれないことがあります。
経費精算システムを使えるように初期設定はしてくれますが、社員情報やワークフローの作成まではやり方しか教えてくれないことが多いです。
社員数の多い会社やワークフローの申請書が複数あると、設定に予想外の時間を費やすことになります。
そのため、事前設定に不安がある場合は、サポートの範囲をしっかりと確認しておくと良いでしょう。

④テスト環境で検証を行う

システムの導入ができたら、まずはテスト環境にて検証を行い、トラブルなく経費精算システムが使えるかどうか確認していきます。
いきなり全ての部署で導入してしまうと、トラブルが発生したときに問い合わせ対応で手一杯となってしまい、解決まで時間がかかる可能性があります。
さらに、経費精算による業務全般が解決まで停止してしまう恐れもあるため、まずは部署ごとに分けて試験的に導入するようにしましょう。
このとき、使い方や気になることが出てきた際には、システム販売会社に聞いて疑問点を残さないことが大切です。

⑤運用フローの改善・社内規定の整備

テスト環境での検証後、そのまますんなりと本稼働まで進めることは少なく、ほとんどの場合において運用フローの改善や社内規定の見直しが必要になります。
実際に経費精算のワークフロー設定時には、「代理承認者を設定したほうが承認はスムーズにいくのではないか？」と後から案が出ることもあります。
また、これまで紙やエクセルで経費精算の申請をしていた場合には、そもそも手順や操作が異なるため、社内規定やルールの変更が必要となります。
このように、運用フローの改善や改めて社内規定を整備する必要があるため、現場の声を聞いて改善することが大切です。

⑥社内への周知

社員全員が経費精算システムを使ってくれるように、マニュアルの配布や研修を行うなど、社内への周知を徹底します。
経費精算システムの導入は、これまで紙やエクセルで対応していた社員からすると、操作を覚える必要があるため億劫になりやすいです。
せっかくシステムを導入したとしても、使ってもらえないと領収書の電子化が進まなくなるので、どうして導入したのか目的を伝えるようにしましょう。
スマホやタブレットにて申請が行えるといった、活用することのメリットを伝えるようにし、システムが浸透しやすい環境を作るようにしてください。

⑦本稼働スタート

社内への周知まで完了したらついに本稼働スタートとなりますが、準備だけでなく運用開始後も対応が残っています。
まず、実際に本稼働スタートする際には、ヘルプデスク担当者を決めて、問い合わせが来てもスムーズに対応できるような環境作りが重要です。
また、システム販売会社から渡されているマニュアルとは別に、自社のルールに沿ったマニュアルがあれば、より社員は悩まずにシステムを活用できます。
本稼働スタートの際は、社員からの問い合わせが増えると考えられるので、まずは想定されている質問事項をまとめたQ&Aの作成を行いましょう。

⑧ボトルネックになっている箇所の改善

経費精算システムの本稼働後、承認フローが滞っている・手作業の対応が残っているといった課題が見つかることがあります。
そのため、まずはシステムの導入目的であった課題が解消されているかどうか、必ずチェックするようにしましょう。
特に導入初期の場合は、定期的に全社員へアンケートを実施し、どういった課題があるのか確認するのもおすすめです。
ボトルネックとなっている箇所を洗い出し、改善→運用→定期チェックと繰り返すことで、経費精算業務を効率化できるようになります。

経費精算システムを導入するときに注意すべきポイントは？

経費精算システムを導入する際の注意点としては、費用や便利機能だけを見て選ぶのではなく、必ず自社の課題にあった製品を選ぶことです。
企業によっては、「スマートフォンから操作できない」「交通費生産が面倒」など、経費精算における課題が異なります。
そのため、自社にとって必要な機能はなにか、検討しているシステムは、自社に合っているのかは、導入を失敗しないためにもしっかりと確認が必要です。
もし、機能や費用で選んだ場合、かえって社員の負担となってしまい、システムを活用してもらえない可能性も出てきます。
経費精算システムの導入には、最低でも2ヶ月は必要となるので、まずは無料トライアルを活用し、複数の製品を比較検討するようにしましょう。

領収書を電子化するときは具体的な運用の流れを決めておこう

領収書の電子化を行う際には、大体2～3ヶ月かかるため、どのような流れで行うのか、具体的な運用の流れを決めておきましょう。
まずは、業務フローの見直しを行い、課題に合わせて必要機能を搭載している経費精算システムをいくつか候補を上げておきます。
そして、見積を取る際には、どういった課題があり、どのように改善したいのか、運用開始はいつをスケジュールしているのかなどを伝えます。
多くの経費精算システムの販売会社では、無料トライアルや実際の機能に関するデモを行っていますので、まずは問い合わせをしてみてはいかがでしょうか。

弊社の提供するOZO3経費精算では、JIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応した機能を提供しております。
交通系ICカード連携はもちろん、海外出張や外貨にも対応しており、取り込んだデータの仕訳まで自動で対応可能です。
会計ソフトとの連携作業にも対応しておりますので、経費精算システムをお探しであれば、ぜひ無料トライアルをご利用ください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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