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CLOSE公開日：2023/06/28
最終更新日：2023/09/28
スマホで使える経費精算アプリとは？選び方から導入の注意点まで解説
交通費精算の確認で月末に残業が増えてしまう・申請書にミスが多くてチェックが大変といった悩みを抱えている企業様も多いのではないでしょうか。
経費精算を効率化させるのであれば、システムの導入がおすすめですが、スマホで使える経費精算アプリであれば場所を問わずに業務を行えます。
申請者も、出張先から経費申請が行えるようになるため、経理担当者の負担を大幅に削減することが可能です。
本記事では、経費精算アプリとは何か、導入するメリットから主な機能、課題に合わせた選び方について解説していきます。
目次
経費精算アプリとは
経費精算アプリとは、経費申請書の作成から承認作業をスマートフォンやタブレット、パソコンから行えるアプリのことです。
出張が多い場合、出社しなければ経費精算ができないと、月末にまとめて行ってしまうことがあります。
その結果、月初に発生した交通費がいくらだったかと忘れてしまうこともあり、申請書のミスが増えてしまうことが課題です。
しかし、経費精算アプリがあれば、出張先から手軽に申請できるため、出張先から手軽に申請できるため、スムーズな経費申請が可能です。
さらに、交通費精算の場合、交通系ICカード連携により交通費を自動で反映させられるので、経理担当者のチェックにかかる時間を大幅に削減できます。
そのため、経理担当者の業務負担を軽減し、経費精算業務を自動化させるのであれば、経費精算アプリの導入がおすすめです。
スマートフォンから手軽に申請・承認できる
経費精算アプリとは、スマートフォンから手軽に申請・承認できるのが特徴で、インターネットが繋がっていればどこからでも利用できます。
経費精算システムであれば、パソコンから利用できるものがほとんどですが、スマートフォンに対応していない製品もあります。
しかし、スマートフォンに対応している製品であれば、出張先からでも経費申請を行えるので、わざわざ出社して申請する必要がありません。
紙やエクセルを使った申請の場合、パソコンから申請書を作成できたとしても、承認業務は実際に出社して行う必要があります。
このとき、経費精算アプリがあれば、申請業務から承認作業までスマートフォンで手軽にできるため、作業効率も向上するでしょう。
経費精算アプリを導入するメリット
経費精算アプリを導入することで、これまで手入力だったものを自動化できるため、入力ミスや申請ミスを防げます。
さらに、交通系ICカードやクレジットカード連携を行うことで、発生した費用が自動入力されるため、経費申請の不正が起きにくい仕組みを作れます。
また、申請のチェック作業が簡略化されるため、経理担当者の負担が削減され、業務効率化を進めることが可能です。
これまで手作業だった業務を自動化しシステム化できれば、従業員の負担軽減だけでなく会社としても経営問題の改善につながります。
入力の自動化で経費申請時の入力ミスが防げる
交通系ICカードやクレジットカードと経費精算アプリを連携させることで、入力の自動化が行えます。
具体的には、経費精算アプリと交通系ICカードを連携させ、システム上に保存されている交通費から必要なものを選択して申請書を作成します。
発生した費用は全てシステム上に保存されているので、手作業での入力業務は発生せず、金額を忘れてしまったといった問題は起きません。
また、必要な情報をあらかじめ設定しておくことで、申請書を作成する際にはプルダウンから情報を選べます。
さらに、日付や取引先情報といったデータをあらかじめ登録しておければ、入力ミスが発生しない環境を構築できます。
AI-OCRが備わっている経費精算アプリであれば、領収書やレシートの写真を撮ることでそのままデータ化することが可能です。
このように、これまで手入力していたものの多くが自動化されるため、入力ミスを大幅に削減できます。
経費申請の不正が起きにくい仕組みを作れる
経費精算アプリでは、入力の自動化が実現するため、申請時の不正が起きにくい仕組みを作れます。
たとえば、交通系ICカードとの連携により、本当に営業先へ行っているのか、申請書とルートが正しいかどうかといったチェックが可能です。
さらに、AI-OCRが利用できる製品であれば、領収書やレシートの情報がそのまま申請書に登録されるので、入力ミスによる不正が起きにくくなります。
故意による不正だけでなく、人為的ミスも防げるようになるため、クリーンな環境で業務を進められるようになるでしょう。
申請業務を効率化して経理担当の負担を削減
経費精算アプリの導入により、申請書の多くの部分が自動入力となるため、経理担当者のチェック量を削減できるのがメリットです。
これまで交通費精算の確認を手作業で行っていた場合、最短ルートで出張に行っているか、入力内容に間違いはないかを1つずつ確認する必要があります。
その結果、確認作業だけで非常に時間がかかってしまい、申請が集中する月末には残業が発生することもあります。
しかし、交通系ICカードとの連携により交通費を自動で申請書に反映できれば、経理担当者がわざわざ確認する必要がありません。
経費精算による不正が起こらない仕組みを作ることができ、なおかつ経理担当者の負担も軽減できるので、業務効率化にもつながります。
経費精算アプリの主な機能一覧
経費精算アプリの代表的な機能としては、経費精算書の作成・ワークフロー・乗り換え案内連携・AI-OCR機能といったものがあります。
経費精算を行う上で必要な流れに沿った機能が搭載されており、申請から承認作業までを全てインターネット上で完結できます。
製品によっては、経費精算書のテンプレートも用意されており、導入して早い段階から運用することも可能です。
ここからは、経費精算アプリの主な機能について具体的に何ができるのかを紹介していきます。
経費精算書の作成機能
経費精算書の作成機能では、テンプレートの使用や申請書の作成機能を用いてオリジナルで項目を設定できます。
システム独自の操作を覚えて経費精算書を作成するのは抵抗があるかもしれませんが、直感的に操作できるアプリであれば、初めて導入する方でも安心して活用できます。
ただし、自由度が高すぎる製品の場合、選択肢が多くなってしまうため、こだわりすぎてしまう可能性があります。
その結果、経費精算書の作成に時間がかかってしまったといったことが起こりがちなので、あくまでも必要な機能があるかどうかで選びましょう。
ワークフロー機能
作成した経費申請書を、承認してもらうためのワークフロー機能があります。
しかし、複雑な承認ルートに対応していない場合があるため事前に確認が必要です。
そのため、ワークフローの承認設定が申請書に応じて承認経路を柔軟に設定できないと、紙よりかえって使いにくくなることがあります。
申請書の金額や内容によって承認経路を変更している場合、ワークフローの経路を複数設定できなければなりません。
自社の承認ルートに対応しているのか、想定している使い方ができるのか、検討段階でしっかりと確認しましょう。
乗換案内連携
経費精算アプリに搭載されている乗換案内連携機能を使うことで、設定されたルートの乗り換え案内がアプリ上に表示されます。
そのため、交通費精算に必要な電車やバスの運賃を計算せずに、自動で経費精算アプリに反映できます。
さらに、利用している定期代金を事前に登録しておくことで、定期区間は除外して交通費精算が行えるようになるのも特徴です。
定期区間を除外されない場合、交通費精算が重複してしまうため、故意でなかったとしても不正受給になってしまいます。
定期区間も登録できる経費精算アプリを選ぶことで、より効率よくミスを減らして業務を進めることができるようになります。
AI-OCR機能
AI-OCR機能では、スマートフォンのカメラ機能を使って領収書やレシートを撮影することで、経費精算書作成に必要なデータを自動で転記できます。
金額だけでなく、書かれている取引先名や商品名も読み取れるため、手入力を格段に削減できるのが特徴です。
撮影した領収書やレシートは、画像やPDFとして出力できるため、電子データとして保存しやすくなっています。
電子化することで紛失するリスクも減らせるため、今まで以上に経費精算業務を効率化できます。
経費精算をシステム化するなら課題に合わせて選ぼう
経費精算をシステム化するのであれば、自社が現在抱えている課題に合わせて、欲しい機能が揃っている製品を選ぶことが大切です。
具体的には、入力の手間を削減したいのであれば、交通費や領収書、レシートから情報を読み取り、転記できる製品が良いでしょう。
このとき、多くの経費精算アプリでは、基本的な機能は同じですが実際の操作感は異なるため、実際にトライアルの活用がおすすめです。
価格が安いから・知名度があるからと選ぶのではなく、しっかりと自社の課題を洗い出した上で、マッチしている製品を選ぶようにしましょう。
【課題】入力の手間が多くかかる
経費精算書の入力に手間がかかるといった課題を持っている企業も多いのではないでしょうか。
実際に、申請書を作成する際には、経費や交通費の入力や交通費のルートを調べて記載するため、手間が多くかかりがちです。
また、出張の多い従業員の場合、経費精算を行う量が非常に多く、領収書やレシートの数も膨大になります。
毎回手作業での申請となると、入力できていなかった・二重申請していたなどの、ミスも発生しやすくなります。
経理担当者による確認の手間も考えると、手入力による手間を削減しなければ、業務効率化は進まないでしょう。
【解決策】AI-OCR機能のある製品を選ぶ
AI-OCR機能のある製品なら、膨大な量のレシートや領収書であっても、カメラで撮影するだけで必要な情報を自動で転記できます。
さらに、画像やPDFを取り込んでも必要な情報を自動で転記できるため、撮影だけでなくメールで送られてきたデータでも活用可能です。
従業員数が多いと、領収書やレシートの提出数も増えてしまうため、確認作業だけでも非常に時間がかかります。
しかし、データ化されていると、どこにしまったかわからない・紛失してしまったなどの問題も起きないため、リスク削減にもつながります。
【課題】交通費精算が多く確認に時間がかかる
出張の多い従業員がいると、交通費精算が多くなってしまい、経理担当者の確認に時間がかかりがちです。
たとえば、経費精算書に書かれている交通ルートが最安値になっているのかといった確認は、手作業で行う必要があります。
さらに、電車やバスの場合、3万円未満であれば領収書が不要となるため、実際に利用したかどうかが不明瞭になりやすくなっています。
不正が起きていないかどうかも確認する方法が限られるため、交通費精算の確認は非常に難しいのが現状です。
【解決策】交通系ICカード連携機能を活用する
交通系ICカード連携機能があれば、実際に使用したルートがそのままシステム上に登録されるため、従業員が手入力することはありません。
システム上に登録されているデータから、経費精算しなければいけない交通費を選択し申請書を作成するため、非常に効率的です。
また、あらかじめ定期区間を設定しておくことで、経費精算を行う際には定期区間は自動で除外されるため、二重申請は起きません。
交通系ICカード連携では、実際に使ったルートだけが申請書に反映されるため、経理担当者によるチェックは最小限に抑えられます。
【課題】多様化する働き方に合わせたい
経費精算を行うために出社している場合、テレワークや時短勤務に対応できないといった課題があります。
働き方改革で推奨されているように、多様化する働き方に合わせることで、職場環境を向上していくという取り組みは今後も進んでいくと思われます。
また、営業先から直行直帰できない・経費精算のためだけに出社が必要となると、従業員にとって負担になってしまうでしょう。
人手不足が深刻化する現代では、業務のDX化を進めることは、企業の経営問題の解決にもつながるため、できるだけ早く対策することが大切です。
【解決策】スマートフォンから操作できるか確認
経費精算アプリはパソコンから利用できますが、スマートフォンからも操作できるか確認しておきましょう。
出張時には、多くの従業員がパソコンを持っていくと思いますが、移動中など気軽に操作できないケースも多いです。
そのため、どこでも手軽に扱いやすいスマートフォンから操作ができれば、多様化する働き方にも対応できます。
帰り道にささっと経費申請ができるため、経費精算の申請業務が滞ることもないでしょう。
経費精算アプリの導入で気をつけたい点
経費精算アプリの導入の際には、システム化に向けて社内規則とマニュアルを見直すようにしましょう。
これまで紙やエクセルで対応していた場合、大まかなルールは一緒だとしても細かいルールまでは同じではないので、必ず見直しが必要です。
また、複数社との比較や無料トライアルにて実際に触ってみることで、従業員にとって本当に使いやすい製品かどうかが見分けられます。
この時、既存システムと連携できるかどうかも確認しておくことで、よりDX化が進むため、合わせて確認しておきましょう。
社内規則やマニュアルを見直す
紙やエクセルでの操作と、経費精算アプリとでは、承認ルートの違いや申請書の流れなどが異なる場合があります。
たとえば、紙はエクセルだと突発的にいつも承認してもらっていた人とは別の人に承認伺いができますが、経費精算アプリではできません。
なぜなら、あらかじめ設定しておいた承認ルートに沿って承認作業が進むため、事前に誰に承認してもらうのかルール化する必要があるためです。
しかし、経費精算アプリなら、正しい承認ルートで運用できるようになり、属人化や不正な承認をされることはありません。
経費精算アプリを導入するのであれば、まずは社内規則に則った承認ルール設定やマニュアルを作成するようにしましょう。
複数社との比較や無料トライアルを活用する
経費精算アプリを導入する際には、少なくとも2社以上で製品を比較することや無料トライアルの活用がおすすめです。
経費精算アプリのほとんどの機能はどの製品でも同じですが、申請書の作成方法や承認ルート設定など、細かい操作性は異なります。
さらに、申請書を作成する場合、自社独自のルールが反映できるのかどうか、視覚的に操作しやすいかどうかは非常に重要です。
今まで紙やエクセルで経費精算をしていた従業員は、いきなりシステム化してしまうと、従来のやりかたの方が良かったと不満に思うことがあります。
そのため、どの従業員でも扱いやすい機能か、操作性やルール設定は自社にとって合っているかどうか無料トライアルにて確認しましょう。
他のシステムと連携できるか確認する
経費精算は、承認されたら終わりではなく、その後入金作業や申請書の保管業務といったさまざまな業務がつきものです。
そのため、業務全体をDX化し、効率化させたいのであれば、会計ソフトや文書管理システムと連携できるのかを確認します。
経費精算アプリをどのように活用したいのか、承認後の作業も自動化させたいのかに合わせて、システムの連携性は必ずチェックしましょう。
経費精算アプリを導入して業務効率化を進めよう
経費精算アプリを導入できれば、入力の自動化によるミスや経費精算の不正を未然に防げます。
さらに、申請業務が効率化されるため、申請者だけでなく経理担当者の負担も大幅に軽減できます。
経費精算にミスがあれば、最悪の場合、経営問題や職場環境の悪化につながる可能性があるので注意しなければなりません。
多様化する働き方に合わせるためにも、経費精算のシステム化は今後重要となるため、この機会に経費精算アプリを導入してみてはいかがでしょうか。
弊社の提供するOZO3経費精算では、スマートフォンやタブレット、パソコンに対応しており、インターネットさえ繋がっていればどこからでも利用できます。
さらに、電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応しており、導入していただくことでスムーズに経費精算書の保存をしていただけます。
また、会計ソフトとの連携にも対応しているため、経費精算が承認された後には、自動仕分けから振り込みまで対応できるのがメリットです。
無料トライアルをご用意しておりますので、まずは経費精算のアプリを使ってみたいという方は是非ご利用ください。
