工数管理のグラフ分析機能を紹介！選定のポイントも解説

プロジェクトごとの工数管理を行うことで、現在進行している案件が赤字になっていないかどうかリアルタイムで確認ができます。
そして、工数管理で取得したデータを、グラフ表示することで、よりデータの分析が簡単になります。
このとき、工数管理システムであれば、取得したデータを元に棒グラフや円グラフ、折れ線グラフといったさまざまなグラフで表示が可能です。
厳密には、工数管理には他にもスケジュール管理や原価管理を目的としたものがありますが、本記事ではプロジェクトごとの工数管理について説明します。

工数管理のグラフ分析はどんなことができる？

グラフ機能が搭載されている工数管理では、主に上記3つの内容を、瞬時にグラフで分析することができます。
どうしても数値のみの管理だと、ぱっと見てもどこがどれくらいの割合でボトルネックになっているのか判別つきにくくなりますが、グラフ機能なら視覚的に判断することが可能です。

プロジェクトごとの工数管理とは？

プロジェクトごとの工数管理とは、利益をリアルタイムで把握することで、経営改善を行う目的で活用されます。
プロジェクトごとの工数管理とは、工数管理を行ったデータを視覚的に表示でき、現在稼働している案件が赤字になっていないか確認できます。
赤字になりそうな案件があれば、速やかに対処ができるようになるため、経営課題の改善や新しい戦略を検討するなど、さまざまな対策が取れます。

また、製造業や建設業など、個人の能力が利益に直結する業界であれば、プロジェクト管理による生産性の確認は非常に重要です。
従業員ごとにリソースが偏っていないか、業務に必要な経費や材料費など、適切に使われているか確認できれば、経営課題の改善につながります。
ただし、プロジェクトごとの工数管理は、精度の高さが求められるため、エクセルや手作業での管理よりも工数管理システムの導入がおすすめです。

企業が工数管理を行う目的

企業が工数管理を行う目的としては、原価を把握して利益を確保するために利用されることがあります。
原価管理では、経営者目線での工数管理となり、赤字プロジェクトにならないよう管理を行い、しっかりと利益を確保するのが目的です。

ほかには、従業員のリソースを正しく管理する目的として、スケジュール管理をメインとした工数管理もあります。
スケジュール管理を目的とした工数管理だと、現場担当や管理者目線となり、従業員ごとにリソースが偏ってないか調整を行う目的で利用されます。

原価を把握して利益を確保する

プロジェクトごとに工数管理を行うことで、それぞれの案件でどれくらいの利益が確保できているか把握することが可能です。
案件ごとの利益を把握する方法としては、外注費は材料費や経費、労務費などから受注額を差し引き利益を算出します。

この時、工数管理により従業員の工数を正しく把握することで、精度の高い労務費を算出でき、戦略的に経営課題の解決を行えます。
正確な原価を把握することは、経営課題の解決から新しい戦略を作るのに非常に重要なため、工数管理によりしっかりと対策していきましょう。

従業員のリソースを正しく管理する

現場担当者や管理者が行う工数管理には、従業員のリソースを正しく管理し、スケジュール調整を行うものがあります。
案件ごとに工数管理を行えるので、どの従業員に一番負担がかかっているか把握でき、速やかに現状改善が行えます。

また、遅延しているプロジェクトを可視化できれば、必要に応じて人員を補充するなど、生産性向上のための対策としても効果的です。
従業員ごとの能力に合わせて人員を配置できれば、生産性向上から従業員の働く環境の改善にもつながるため、工数管理は企業にとって重要となるでしょう。

工数管理を行う際に直面する課題

工数管理を行う際に、工数を入力するのに工数がかかってしまうといった課題があります。
これは、記入する内容が多い・工数管理を行っているツールが使いづらいなどの問題により、発生します。
また、データが複雑で分析するのに時間がかかるといった問題もあり、スムーズに工数管理が行える仕組みづくりが必要です。
工数管理を行うために時間がかかってしまうのは本末転倒のため、できるだけシンプルに活用できる方法を検討しましょう。

工数を入力するのに工数がかかる

精度の高い工数管理を行おうとして、従業員に細かく業務内容を記載するようにルール化してしまうと、工数を入力するのに工数がかかります。
工数管理は、従業員の能力値やリソースに合わせて適切に管理を行うことで、生産性の向上を目指すことです。
そのため、工数管理を行うために工数がかかってしまうと、無駄なリソースが発生していることになります。

また、業務内容を細かく記載するように従業員に依頼してしまうと、メイン業務で忙しいのになぜ工数にも時間をかけなければならないのかと不満を持たれます。
工数管理を行うのは、実際に現場で働いている従業員の協力が必要となるため、負担をかけない程度で工数管理を行わなければなりません。
できるだけシンプルに工数管理ができるように仕組みづくりや、従業員に負担をかけない運用かどうかしっかりと検討していきましょう。

データが複雑で分析するのに時間がかかる

データが複雑で分析するのに時間がかかってしまうと、工数をつけるだけで精一杯となり、分析まで手が回りません。
工数管理では、どのプロジェクトに、誰がどれだけ時間をかけて、どんな業務を行っているのかを把握する必要があります。
さらに、原価と受注金額を照らし合わせ、どの程度の工数削減が必要となるのか、分析できないと改善に役立てるのが難しいでしょう。

また、エクセルにより工数管理を行っていたとすると、データが複雑になりすぎると分析するのが非常に困難となります。
そのため、シンプルな工数管理ができれば、分析にも時間がかかりませんが、精度を高めたいのであれば、工数管理システムの導入がおすすめです。

工数管理システムのグラフ表示機能とは

工数管理システムのグラフ表示機能とは、登録されているデータをもとに、従業員の業務負荷やプロジェクト別の工数が可視化できます。
集計軸や月別推移など自由に変更できるため、部門別に工数を可視化でき、製品によっては原価表も見られるのが特徴です。
事前に原価を登録していることが前提ですが、視覚的にわかりやすく原価管理を行いたい企業におすすめの機能となっています。
ほかにも、円グラフや棒グラフにて、工数のデータを表示できれば、分析に時間を取られることもないため、改善の必要がある際にはすぐに対応できます。

従業員の業務負荷が可視化される

工数管理では、従業員の稼働状況を記載していくため、グラフ表示機能を使うことで業務負荷が可視化されます。
そのため、どの従業員に負荷がかかっているのかが明確となり、必要に応じて人員の確保をするといった対策が取りやすくなります。

また、従業員はそれぞれ能力値が異なるため、業務負荷が可視化されることで、より適切な案件に従業員を割り当てることが可能です。
現在進行している案件だけでなく、今後発生する案件に合わせて、適切に従業員を割り当てられれば、より生産性が向上します。
ただ数字で確認するよりも、グラフ表示されていればひと目で従業員の状況が把握できるため、現場担当者や管理者の負担も削減されるでしょう。

プロジェクト別に工数を可視化できる

プロジェクト別に工数を可視化することで、赤字になっていないか・進捗に遅れが出ていないかひと目で分かります。
さらに、プロジェクト別に工数比率の確認ができる製品もあり、どのような業務に一番時間がかかっているかも確認可能です。

たとえば、打ち合わせ時間や事務作業時間、設計、テストなど、行っている業務量がグラフとして表示されるように設定します。
この時、事務作業に多くの時間が取られているのであれば、生産性向上のためにシステムを導入するといった対策が取りやすくなります。
具体的に、どのような業務にどれぐらいのリソースがかかっているかが可視化されれば、効率的に業務を進められるように対策が取りやすくなるでしょう。

工数管理システムを選ぶ際のポイント

工数管理システムを選ぶ際には、分析しやすいようにグラフ表示機能があるかどうか確認してみましょう。
次に、入力が細かすぎずにシンプルにできる製品かどうか、必ず無料トライアルやデモの利用にて確認を行ってください。
さらに、勤務時間や予定工数が、実際の工数と一致しているかどうか確認しやすいシステムがあるのもポイントです。
ほかには、スマートフォンから利用できる製品であれば、現場に出ている従業員でも工数をつけやすくなります。

分析しやすいようにグラフ表示機能ができるか

弊社の提供しているOZO3工数では、単価マスターを登録しておくことで、原価表も確認していただけるため、リアルタイムの速報値を確認できます。
工数管理のデータを速やかに分析することで、大きく利益を損失することも削減できるため、グラフ表示や分析しやすい機能があるか必ず確認しましょう。

工数管理システムでは、登録されているデータをもとにグラフ表示ができる製品が販売されています。
棒グラフや円グラフにて表示ができれば、経営者や管理者がプロジェクトの進行状況の確認をするのに役立ちます。
さらに、赤字プロジェクトがひと目で分かれば、どのように対策を取ればいいか分析するのもスムーズにできるでしょう。

入力が細かすぎずシンプルに利用できるか

工数管理は、管理者や経営者がつけるものではなく、実際の現場にいる従業員が、自身の労働状況を記載します。
そのため、工数管理システムを選ぶ際には、労働時間や日報の記載に手間がかからず、シンプルに利用できることが望ましいです。

具体的には、工数管理の項目は「①案件名・プロジェクト名」と「②作業工程」までとして、増やしすぎないことをおすすめします。
例えば、作業工程をより深掘りするために、②の作業工程のうちの「設計業務」まで工数を増やしてしまうと、入力する側も管理する側も大変になります。
工数をつけるのに工数がかかってしまうと、メイン業務の時間を割く必要が出てしまい、生産性向上につながりません。

しかし、シンプルに労働時間や日報がつけられる製品で、スマートフォンから利用できるものであれば、従業員の労力を最小限に抑えられます。
精度の高い工数管理を目指しすぎて、細かすぎる入力をするのではなく、シンプルであるものの効果の高い製品を選びましょう。

勤務時間や予定工数と実際の工数を確認しやすいか

実際の工数と、勤務時間・予定工数が一致していることで、精度の高い工数管理を行えるようになります。
もし、実際の勤務時間が8時間にもかかわらず、登録している労働時間が7時間の場合、1時間の差が出てしまいます。

毎日のように実際の勤務時間と登録されている時間が異なってしまうと、正しい労務費の算出ができているとはいえません。
そのため、実際の労働時間と工数管理システムに登録しているデータが一致しているか、確認しやすい製品だと安心です。

スマートフォンからでも利用できるかどうか

スマートフォンから利用できる工数管理システムであれば、パソコンを使わない業務であってもスムーズに登録できます。
生産業や建設業の場合、現場に出ている従業員はパソコンを使わないことが多いため、工数の入力をするためにパソコンを使わなければなりません。

パソコンの操作に不慣れであったり、台数が少なかったりすると、入力するのに時間がかかってしまいます。
しかし、スマートフォンから工数を入力できる製品であれば、比較的簡単に操作ができるため、従業員も入力がしやすくなります。
従業員に負担をかけないことが大前提となるので、スマートフォンからでも利用できる製品かどうか、事前に確認してみましょう。

グラフ表示できる工数管理システムで業務効率化！

工数管理を行うのであれば、登録されているデータを元にグラフ表示できるような仕組みがあると非常に便利です。
工数管理システムでは、円グラフや棒グラフなど、さまざまなグラフ表示ができる製品があり、経営戦略を立てるための分析の手助けになります。
ただし、工数管理システムを選ぶ際には、豊富な機能を持っているものを選びがちですが、シンプルに工数をつけられる製品かどうかが大切です。
実際に工数をつけるのは、現場に出ている従業員となるため、分析しやすい機能を持ちつつ、シンプルに操作できるかどうか必ず確認しましょう。

弊社の提供するOZO3工数では、登録されている工数データを元に、円グラフや棒グラフにてデータ表示する機能を持っています。
部門別や単位の変更、プロジェクトごとなど、カスタマイズしてグラフ表示ができ、単価マスターの登録がされていれば原価表も確認が可能です。
また、スマートフォンからも工数の入力ができるだけでなく、1日の労働時間と実際に記載している工数が一致しているかも自動でチェックできます。
まずは実際に操作してみたい方向けに、無料トライアルをご用意しておりますので、工数管理ツールの導入を検討している方は是非お問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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