Manageシリーズで電子帳簿保存法に対応するための手順

本記事では、電子帳簿保存法に対応するための流れと、Manageシリーズで対応するために必要なアプリについて、目的別でご紹介します。
電子帳簿保存法の対応をご検討されている方は、ぜひご参考ください。

まずは「スキャナ保存」と「電子取引」のどちらに対応するか決める

●スキャナ保存

紙で受領した請求書や領収書を電子化して保管するために要件を満たす必要がある。

●電子取引

PDFなどの電子データで請求書や領収書を受領して保管する場合に要件を満たす必要がある。

まずは自社がどちらに対応すべきかを決める必要があります。
このうち、「スキャナ保存」に対応するかは任意となりますが、「電子取引」は、2024年1月1日から、対応が義務化されます。

 

スキャナ保存の対象となる主な書類

自社が作成した書類	相手から受領した書類
・見積書（控） ・契約書（控） ・請求書（控） ・領収書（控）	・見積書 ・契約書 ・請求書 ・領収書 ・検収書

一例として、これらの書類をスキャナで電子化して保管する場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。

参照元：国税庁 Ⅰ通則【制度の概要等】問2どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか

 

電子取引の対象となる書類

電子データとして上記の書類を受領した場合は、電子取引の保管要件を満たす必要があります。
2024年1月1日から、電子データとして送受信した該当の書類を紙に出力して保管するのは認められなくなりますので、それまでに自社の運用方法を見直しましょう。

参照元：国税庁 Ⅰ通則【制度の概要等】問2電子取引とは、どのようなものをいいますか

 

一般的にはスキャナ保存と電子取引どちらにも対応している企業が多い

多くの企業では、2024年1月1日から施行される電子帳簿保存法の改正に伴い、電子取引とスキャナ保存、どちらにも対応できるように運用方法を見直されている場合が多いです。

理由として、スキャナ保存にも対応することで、事務作業の効率化が期待できます。
そのため、法改正をきっかけとして、業務効率化を図るためにスキャナ保存にも対応できるようにするケースが多く見受けられます。
また、スキャナ保存の方が保管の要件が厳しいため、スキャナ保存に対応している製品は、電子取引にも対応できる場合がほとんどですので、結果としてどちらにも対応できるようになります。

 

電子帳簿保存法に対応している製品の選び方

スキャナ保存と電子取引では、それぞれ保管するための要件が異なりますので、システムで管理する場合、要件を満たしている製品を導入する必要があります。
そこで製品を選ぶときに基準となるのが、「JIIMA（ジーマ）認証」を取得している製品か確認することです。

JIIMA認証とは、国税庁から認定を受けた第三者機関である「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」が、電子帳簿保存法の法的要件を満たしているソフトウェアだけに発行している認証です。
この認証を受けているものであれば、システムに必要な機能が備わっているか1つひとつチェックする必要がなくなります。

弊社の「ManageOZO3」は、スキャナ保存と電子取引データのJIIMA認証を取得しておりますので、どちらにも対応できます。

参照元：JIIMA認証制度 | JIIMA 公式サイト

 

Manageシリーズで電子帳簿保存法に対応しているアプリ

対象の書類	Manageシリーズで対応しているアプリ
従業員の立替精算	OZO3経費
取引先への支払・請求	OZO3債権債務申請
証憑の保管のみ	OZO3帳簿書類管理

上記の書類を電子データとして保管したい場合、対応アプリをご導入いただくことで、電子帳簿保存法に対応できます。

 

【従業員の立替精算】経費精算アプリ

アプリ名	OZO3経費
料金	360円/1ユーザー

OZO3経費は、面倒な経費精算業務を効率化し、仕訳データを自動作成する電子帳簿保存法・インボイスに対応したアプリです。

OZO3経費の詳細はこちら

 

【取引先への支払・請求書】債権債務申請アプリ

アプリ名	OZO3債権債務申請
料金	200円/1ユーザー

OZO3債権債務申請は、取引先に対する購入支払・請求申請から仕訳データを自動作成することができるアプリです。

OZO3債権債務申請の詳細はこちら

 

【証憑の保管のみ】帳簿書類管理アプリ

アプリ名	OZO3帳簿書類管理
料金	160円/1ユーザー

OZO3帳簿書類管理は、受領または自社で発行した証憑を、紙・PDF・電子契約など、形式を問わずあらゆる取引関係書類をクラウド上でまとめて保管できるアプリです。

OZO3帳簿書類管理の詳細はこちら

 

電子帳簿保存法に対応するための事務処理規程のサンプル

電子帳簿保存法に則って保管するためには、保管対象の書類や保管方法、管理における責任者などを明記する「事務処理規程」が必要になるケースがあります。
事務処理規程は、電子帳簿保存法に沿った対応をするために社内で定める規定で、社内ルールとして遵守するために役立ちます。

事務処理規程のサンプルは、国税庁のサイトよりダウンロードできます。

参照元：国税庁 各種規程等のサンプル

 

事務処理規程が必要になるケース

上記の書類をスキャンして保管する場合、事務処理規程が必要になります。
ただし、2022年1月1日以降に作られた書類をスキャンして保管する場合、事務処理規程を作成する必要はありません。

 

事務処理規程が不要なケース

電子帳簿保存法に定められている4つの真実性の要件のうち、いずれか1つを満たしている場合、事務処理規程が不要になります。

1. タイムスタンプを付してから取引情報の授受を行う
2. 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付けるとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3. 記録事項の訂正・削除を行った場合、これらの操作内容が確認できるシステム、または記録事項の訂正・削除ができないシステムを使用して取引情報の授受および保存を行う
4. 正当な理由がない訂正・削除の防止のため、事務処理規程を定めてそれに沿った運用を行う

参照元：国税庁 「電子帳簿保存法が改正されました.pdf」

 

事務処理規程は不要なケースでも作成するのがおすすめ

事務処理規程は、不正や正当な理由がない訂正・削除が行われる可能性がある場合に必要となります。
一方で、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入して書類を保管する場合、JIIMA認証を取得しているものであれば真実性の要件を満たしていることになりますので、事務処理規程は不要となります。

しかし、事務処理規程が不要な場合であっても、作成することによって社内ルールの統一や業務効率化が行なえますので、基本的には作成されることをおすすめします。

 

電子帳簿保存法に関する製品のお問い合わせ

電子帳簿保存法の対応に関する製品のお問い合わせは下記からお願いします。
業務フローの見直しや他社製品との比較などにつきましても、お気軽にご相談ください。