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CLOSE公開日：2023/07/24
最終更新日：2023/07/24
組織改編に強いワークフローとは？人事異動時の影響や注意点を解説
組織改編や人事異動の度にワークフローの見直しをする必要があり、管理が面倒で対応に時間がかかると悩んでいませんか？
承認経路を担当者名で登録したままだと、権限変更や部署廃止の際に見直しをしなかった場合、その当時の担当者がいつまでも情報を見れてしまいます。
セキュリティ問題につながる可能性があるので、組織改編や人事異動の際には、必ずワークフローの見直しをしなければなりません。
本記事では、組織改編・人事異動におけるワークフローの注意点から、改編に強いシステムについて解説していきます。
目次
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、承認が必要な各種申請書の作成から申請・承認作業までをシステム上で完結できるものです。
紙やエクセルでワークフローを行っていた時よりも、承認スピードが向上するため、業務効率化の向上につながります。
さらに、申請者は誰に承認依頼をすればいいのかが明確となるので、組織改編や人事異動があったとしても、スムーズに回覧できます。
承認依頼先を間違えてしまう心配もなく、業務が滞らずに意思決定のスピードも向上できるため、導入することによるメリットは非常に多いでしょう。
各種申請書の申請・承認が自動化できる
ワークフローシステムでは、申請書の作成から申請・承認をシステム上で完結できるため、業務効率化を進められます。
さらに、あらかじめ設定しておいた承認ルートに沿って申請を自動化できるので、紙やエクセルによるワークフローよりも決裁スピードが向上します。
また、製品によっては、部署間を跨いだ申請に対応していたり、スマートフォンからも利用できたりするので、より申請業務を効率化することが可能です。
承認経路設定の対応範囲も広く、場所を問わずに利用できるワークフローシステムがあれば、申請者だけでなく承認者の作業スピードも改善します。
申請者は組織改編や人事異動の際にもスムーズに回覧できる
申請者は、組織改編や人事異動があったとしても、システムに登録されている承認ルートを利用できるので、誰に承認してもらえばいいのか悩むことはありません。
企業によっては、定期的に組織改編や人事異動があり、申請者は変更のたびに承認者を覚えるとなると、社員は混乱してしまいます。
しかし、ワークフローシステムがあれば、管理者が組織改編や人事異動の度に設定を変更するので、申請者は承認者を覚える必要はありません。
また、組織改編や人事異動のお知らせも、ワークフローシステムで回覧できるので、誰が見たのかがシステム上で確認できます。
出張に行っていて組織改編の情報がリアルタイムで見られなかったといったこともなくなり、全従業員にタイムラグなく情報を伝えられます。
組織改編・人事異動におけるワークフローシステムの注意点
組織改編・人事異動が起きた際には、管理者はワーカフローシステムの承認ルートの設定を変更しなければなりません。
役職で設定できる製品であれば、組織変更や人事異動があったとして手間がかかりませんが、製品によっては対応していないものがあります。
さらに、紙に比べると承認ルートの自由度が少ないため、今回の案件は他の部署の人に承認してもらおうといった、柔軟性はありません。
ワークフローシステムは、申請から承認までのスピードを向上できますが、製品によってはうまく活用できないものもあるため注意が必要です。
管理者は組織変更や人事異動の際に手間がかかる
組織変更や人事異動があった場合、管理者はその都度設定変更をしなければならないため、管理に手間がかかります。
たとえば、会社規模が大きいと、設定変更だけに時間がかかってしまうため、対応完了までワークフローシステムが使えないなんてこともあります。
さらに、システムの管理者が少数人や1人の場合、業務が集中してしまい残業が発生したり通常の業務に遅れが出たりすることが起こりがちです。
申請者としては、ワークフローシステムがあることで業務スピードが向上しますが、管理者としても扱いやすい製品を選ぶことが大切でしょう。
役職で設定できない製品がある
ワークフローシステムの承認経路設定は、担当者名と役職で設定できるものがありますが、製品によっては役職で設定できないものがあります。
担当者名での設定となると、組織変更や人事異動の際には、毎回担当者名の変更をしなければなりません。
役職で設定できれば、人事異動があったとしても設定の変更をする必要がないため、管理の手間は非常に簡略化できます。
もし、担当者名での管理となると、管理者の作業が非常に多くなってしまい手間となるので、役職で設定できるかどうかは非常に重要です。
紙に比べると承認ルートの自由度が低い
ワークフローシステムは、申請業務を効率化できるものですが、紙でのやり取りに比べると、承認ルートの自由度が低くなっています。
例えば、突発的な案件のためいつもの承認ルートとは異なる担当者に確認してもらおうとしても、システムだとそうはいきません。
しかし、紙であればその都度、承認ルートを変更できるので、非常に自由度は高いものとなっています。
このとき、紙によるワークフローの管理だと、属人化しやすい・不正に承認されてしまうなどの課題もあります。
そのため、紙よりもワークフローシステムで管理する方が、属人化せずセキュリティ的にも安心できるため、会社の課題に合わせて選ぶと良いでしょう。
組織変更・人事異動でなぜワークフローの見直しが重要なのか
組織変更・人事異動が発生した場合には、担当者の権限を外さないと、いつまでも情報を見られてしまいます。
さらに、部署が廃止になった際にも権限変更が必要となるため、組織変更・人事異動が起きた際には必ず見直しが必要です。
同じ会社内の社員だとしても、部署が変われば閲覧できないように管理するべきでしょう。
さらに、退職してしまった社員の権限がそのままになっていた場合、セキュリティの問題に発展する可能性があるので、必ず設定変更しなければなりません。
権限を変更しないといつまでも情報を見れてしまう
担当社員の権限がそのままだと、部署が変わったとしても情報を見れてしまうため、内部統制が取れずに正しい管理ができません。
もし、権限変更ができておらず、アクセス権限の管理がずさんになっていると、本来であれば閲覧できない社員が閲覧できてしまう可能性もあります。
データ改ざんや不正アクセスによる情報漏洩といったセキュリティインシデントが発生する恐れも懸念されます。
内部統制の強化をするためにも、正しく権限管理をするべきなので、組織変更・人事異動の際には必ずワークフローを見直しましょう。
部署が廃止になった際にも権限変更が必要となる
部署の廃止の際にも、セキュリティの強化や内部統制を正しく保つためにも権限変更が必要です。
すでに廃止になっているにもかかわらず、部署情報やその当時の担当者の権限が残っていると、情報の重複が発生し、ファイルの破損が起きることがあります。
ほかにも、悪意を持った第三者からの不正アクセスが起きることもあり、セキュリティの強化を行うためにも、アクセス権限の管理は慎重に行わなければなりません。
実際に利用している社員のデータを正確に登録・管理し、部署や役職変更に合わせて速やかに変更できるような環境を作りましょう。
組織改編・人事異動に強いワークフローシステムとは
個人名ではなく役職で登録できるワークフローシステムであれば、組織改編や人事異動があったとしても、担当者を変更する必要はありません。
課長兼部長による承認の場合でも、承認者が同じ場合はスキップできる製品もあるので、二重承認になるようなことはなく、内部統制の強化につながります。
また、申請書や金額に応じて承認ルートを自由に変更できる製品であれば、組織改編・人事異動があったとしても柔軟に対応できます。
マスター管理機能を使うことで、複雑になりがちな職務権限や文書や金額ごとの承認ルートをマスター化できるので、よりスムーズな管理が可能です。
個人名ではなく役職で承認ルートを設定できる
ワークフローシステムでは、承認経路を個人名ではなく役職で設定できるものがあります。
製品の中には、承認ルートは人名で登録されるものがありますが、役職で登録できるものであれば、組織改編・人事異動があっても設定変更の必要はありません。
具体的には、承認ルートを「人事課長」→「人事部長」→「社長」と設定できるので、組織改編・人事異動があっても設定変更をしなくてもスムーズに利用できます。
さらに、課長から部長に承認するルートがあり、担当者が「課長兼部長」だとしても、承認をスキップできるように設定可能です。
例えば、1回目の承認者と次の承認者が同じ人だった場合、部長が2回承認するのではなく、承認をスキップするように設定できます。
その結果、組織改編や人事異動があってもワークフローの設定を変えずに内部統制を強化でき、システム管理者の手間もかかりません。
システム管理者の手間を削減するだけでなく、内部統制の強化としても役職にて承認ルートを設定できるのは非常に効果的だといえます。
申請書や金額に応じて承認ルートを柔軟に変更できる
ワークフローシステムの中には、マスター機能を搭載しているものがあり、より手間をかけずに承認ルートを変更することが可能です。
具体的には、稟議書の金額が10万円を超えるなら部長承認・20万円を超えるなら社長承認といったマスターを作成し登録したとします。
申請書は、作成したマスターを反映できるような項目を作成しておき、申請書作成時にマスターを呼び出せるように設定します。
この時、承認ルートも金額に応じて自動的に変更できるように、あらかじめ設定しておきましょう。
上記の作業により、新規作成された稟議書の内容に合わせて、あらかじめ連携させておいたマスターの内容が反映されるようになります。
そして、反映されたマスター情報に合わせて、自動的に承認ルートが設定されるので、組織改編や人事異動の影響を受けません。
このように、職務権限や申請書や金額に応じた承認ルートをマスター化することで、柔軟に承認ルートを変更可能です。
組織改編・人事異動の際でもスムーズに対応できる製品を選ぼう！
組織改編・人事異動の際でも、スムーズに対応できるワークフローシステムであれば、管理者の手間は大幅に削減されます。
さらに、内部統制の強化ができ、セキュリティ面も安心して利用できるため、承認ルートが役職で登録できるものを選びましょう。
また、マスター管理機能があれば、あらかじめ登録しておいた職務権限や申請書、金額に合わせて最適な承認ルートを自動で選べるようになります。
弊社の提供するOZO3ワークフローでは、人名だけでなく役職にて承認ルートを設定していただけるため、組織改編・人事異動に影響を受けません。
さらに、マスター管理機能も搭載しており、複雑になりがちな申請書ルールにも柔軟に対応できるのが特徴です。
まずは無料で試してみたい方向けに、30日間の無料トライアルを用意しておりますので、お悩みの際はぜひご相談ください。
