稟議書の種類とは？必要な項目や電子化のメリットをご紹介

稟議書という言葉をよく聞くけれど、具体的には稟議の種類や必要な項目について悩んでいませんか？
稟議書とは、購買を行う際や契約時、捺印依頼を行う際に作成するもので、上長から承認を得られることで購入や契約を進められるようになります。
効率的に稟議書の申請業務を進めるのであれば、稟議を種類分けしてそれぞれのフォーマットを用意しておくのがおすすめです。
本記事では、稟議書の種類や必要な項目と合わせて、電子化するメリット・注意点まで網羅的に解説していきます。

稟議書とは？

稟議書とは、従業員が独自で決定できない案件を文書として作成するもので、上長や課長、部長といった役職の方へ承認をもらうために利用されます。
そもそも稟議とは、多くの企業で取り入れられており、従業員が勝手に契約してしまうといったことを防ぐために重要です。
また、稟議は決裁と起案が混同されることがありますが、決裁は最終判断を下すことで起案は物事を始めたいときに扱われます。
稟議書は、会社にとって非常に重要かつ利用頻度の高いものとなるので、多くの会社ではシステムによる管理で効率化を図ることがあります。

稟議書は多くの企業で扱われる申請書

契約や物品購入の際に、毎回口頭での確認となると、証拠が残らない・効率が悪いということもあり、稟議書を扱う会社が多くなっています。
具体的には、1万円以上の物品を行う際には稟議書を作成し、上長から承認をもらうことで決裁できるといった仕組みです。
また、稟議書は業種に関係なく、多くの企業で取り入れられているものとなり、決裁が必要な文書の中では頻繁に利用されます。
そのため、紙での申請業務だと、保管の大変さやスムーズに申請から承認ができないので、効率化のためにシステムを導入する会社も増えています。

決裁と起案との違い

稟議とは、購買や契約、捺印許可といった意思決定をする際に、従業員が上長へ承認を伺うために利用するものです。
稟議の際によく聞く言葉に決裁がありますが、決裁は稟議が進んで最終的に許可をすることに対して使われます。
また、稟議に似ている言葉には起案というものがあり、何かをしたいときに文章に起こして提案することです。
稟議は許可をもらう際に使うものなので、起案と似ている言葉として知られており、稟議書を起案書として扱う企業もあります。

稟議書の書き方は種類によって異なる

稟議書には、企業によってさまざまな種類があるので、書き方はそれぞれ異なります。
さらに、稟議書にはさまざまな種類があり、購買稟議や契約稟議、捺印稟議といった多くの場面で使われています。
企業によっては、他にも採用稟議や接待交際費稟議などを作っている会社もあり、独自の稟議書を作成していることも多いです。

もし、複数の目的や内容がある稟議を1つの稟議書で作成してしまうと、項目が多すぎて何を書けば良いのかわからなくなります。
必須項目の記載漏れが発生する可能性もあるので、できれば内容に合わせた稟議書を用意するのが望ましいです。
同じ稟議書でも金額によって承認者を増やす・変更するといったルール化を決めている会社もあるので、管理方法は明確に決めておきましょう。

稟議書の種類と基本の項目

代表的なものとしては、購買稟議書や契約稟議書、捺印稟議書などがあり、稟議書は役職に関わらず作成する頻度が多い文書です。
基本的な項目は同じものの、購買稟議書には支払日が記載されているが、採用稟議書には記載がないといった異なる点があります。

内容に合わせた項目を正しく作成しておくことで、申請書作成の効率化が進み、必須項目の記載忘れを防止することが可能です。
さらに、専用の稟議書があれば必要な情報をわかりやすく書いてもらえるので、承認者は確認がしやすく詳細を個別に問い合わせるといった手間も削減できます。

購買稟議書

購買稟議書とは、品物を購入する際に作成するものとなるので、購入時に必要となる支払金額や支払日、支払方法といった情報を記載します。
購入先情報も必須となり、相見積もりによって価格の安い方を仕入れているかどうか、確認する際のチェックとしても使うことが可能です。
また、購入理由の欄を詳しく書くことで、承認者が許可するかどうかを決めやすくなります。
購入することによるメリットや活用目的を記載できるようにすることで、事情が伝わっていない上位役職者でも承認しやすくなるでしょう。

契約稟議書

契約稟議書とは、システムやサービスを契約する際に必要となるもので、なぜ契約を行うのかといった理由を記載していきます。
費用対効果やメリットを明確に記載できるようにサイズは広めに項目を用意し、作成者に記載してもらいましょう。

また、契約となると期間が決められていることも多いので、契約期間や更新日はいつなのか、といった情報を書ける項目も用意しておきます。
支払情報も必須となるので、初期費用や月額費用を記載できるように細かく項目を用意するのもおすすめです。

捺印稟議書

捺印稟議書とは、金額の大きい契約や重要な書類に捺印する際に使われることがあり、別途稟議を進めている文書と合わせて使われます。
たとえば、高額の契約稟議書を作成して承認をもらった後には、契約書に捺印してもらうための捺印稟議書を提出します。
捺印は法的効力を持っているものとなるので、捺印稟議書を通すことで正式に許可している証拠として有効です。

採用稟議書

採用稟議書とは、採用したい人材の詳細として採用予定日や年齢、氏名といった個人情報などを記載します。
給与や年俸は、採用者の能力や所属部署によって変動することがあるので、ある程度面談が進んで採用となる際には、社内検討が必要です。
そのため、採用稟議書には採用したい人材の詳細や個人情報、育成の有無といった項目を用意するようにしましょう。

接待交際稟議書

接待交際費は、本当は接待していないのに経費の不正受給のために申請されることがあるので、稟議書を事前に申請させるようにルール化している会社もあります。
そのため、接待交際稟議書では、なぜ接待が必要なのか、接待により得られる効果などを記載できる項目を用意します。

また、接待日前に支払先情報や想定される支払先金額を書くことで、事前に必要とされる費用が明確となり、不正を起こしにくくすることが可能です。
よく接待に使っている場所であれば会社支払にもできるため、接待交際に関するルールを事前に決めておき項目を作成しましょう。

稟議書を電子化するメリット

稟議書にはいくつかの種類があり、申請内容によって承認者が異なることがあるので、電子化することで効率化が望めます。
たとえば、必須項目の有無や入力規則が設定できるシステムがあれば、稟議書の作成が非常に簡単となります。
また、稟議書の種類ごとに承認経路を自動で変えられるようになるので、誰に承認してもらえば良いのか悩むこともありません。
さらに、電子化されることでインターネットさえあればどこにいても承認可能となるので、申請から承認までの時間が短縮できます。

稟議書の作成が簡単にできる

稟議書を作成する際には、日付や従業員自身の情報、取引先情報などの決まった項目を埋めていく必要があります。
このとき、日付や社員情報を自動で入力できる機能を備えたシステムがあれば、簡単に稟議書を作成できます。
さらに、入力ミスも削減できるので、申請の差し戻しが少なくなり申請業務をより効率化することが可能です。

また、過去の稟議書を検索しやすくなるので、過去の事例を参考に申請書を作成できるので、どのように書けば良いのか悩むこともありません。
どうすれば承認されるかといった参考にもなるので、申請業務を効率化するのであれば電子化は大きなメリットといえます。

稟議書の種類ごとに承認経路を自動で変えられる

稟議書の種類ごとに承認経路を自動で変えられるようになるので、申請時に悩んだり迷ったりすることがありません。
使い方としては、事前に稟議書の種類や一定の金額以上なら承認者を追加するといった設定ができ、申請者は作成したい稟議書を選ぶだけで済みます。
事前に設定が必要となるものの、製品によっては承認者をパズル感覚で配置すれば承認者の自動変更を設定できます。
承認者が担当ではないのに勝手に承認をしてしまったという問題も事前に防げるため、内部統制の強化としても有効でしょう。

承認までの時間を短縮

ワークフローシステムでは、インターネットさえあれば申請内容の確認や承認ができるので、承認者が出張時でも稟議を進められます。
最近ではスマートフォンやタブレットで申請状況を確認できるものもあるので、少し開いている時間に承認しやすくなっています。
稟議書の申請・承認を紙で行っていた場合には、複数の承認者がいると全員に閲覧されるまで長いと数週間かかりがちです。
しかし、電子化していれば場所を問わずに確認できるようになるので、テレワークにも対応でき、多様化する働き方に対応しやすくなります。

稟議書を電子化する際の注意点

稟議書を電子化して効率化するなら、ワークフローシステムが必要ですが、従業員が納得できる製品を選ぶ必要があります。
理由としては、これまで紙やエクセルで対応していた従業員からすると、システムを使うのはハードルが上がってしまうためです。
そのため、従来のフォーマットをそのまま使えるのか、申請書を作成しやすいかといった点が重要となります。
ここからは、ワークフローシステムを導入して稟議書を電子化する際に注意したいポイントについて解析していきます。

従来のフォーマットがそのまま使えるか

稟議書をすでに社内で使っているのであれば、従来のフォーマットがそのまま使えるシステムがあると、従業員は比較的抵抗が少なく電子化に対応できます。
具体的には、エクセルで作成しているフォーマットをシステムでそのまま取り込める製品があるので、新しく覚える操作は少なく済みます。
また、エクセルに記載されている内容をそのままシステム化できる製品もあるので、申請者は従来のルールのまま対応可能です。
このように、製品によっては新しく覚える操作が少ないものも多くあるので、従業員にとって使いやすい製品を選びましょう。

稟議書の雛形が用意されているか

稟議書の雛形が用意されている製品であれば、慣れないシステムだとしてもすぐに利用開始できます。
これまで稟議書は1種類で作成しており、電子化に合わせて種類を増やしたいのであれば、雛形の有無を確認しましょう。
また、稟議書を電子化するとなると、社内ルールの変更が必要になることもあり、フォーマットも合わせて修正しなければならないこともあります。
すでに用意されている雛形であれば、システムにも合わせて作成されているので、製品を選ぶ際には雛形の有無を確認しましょう。

種類の多い稟議書はワークフローシステムで効率化しよう

稟議書といっても購買稟議書や契約書稟議書、捺印稟議書と種類があり、内容に応じて必要となる項目が異なります。
種類が多くなってしまうと、管理やルールが煩雑となりやすく、従業員は誰に承認してもらえば良いのかわからなくなりがちです。
そこで、ワークフローシステムを使って稟議書を電子化できれば、申請書作成が簡単となり、承認までの時間が短縮できます。

弊社の提供するOZO3ワークフローでは、エクセルで作成した稟議書のデザインや文字、サイズなど、そのまま電子化が可能です。
雛形も複数用意しており、1から作成する手間を省きつつ、稟議書の申請・承認業務を効率化できます。
電子化したい書類の整理や操作方法のレクチャーといったサポートも対応していますので、お困りの際はぜひご相談ください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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