MENU
CLOSE公開日：2023/05/31
最終更新日：2023/09/28
テレワークで残業管理するには？労務管理を適切に行う方法とは
コロナ禍により、テレワークを取り入れ始めた企業も増えましたが、残業問題で悩んでいませんか？
テレワークの場合、出社時よりも従業員の業務進捗が不明瞭となり、残業が増えることがあります。
テレワークにおける残業管理が正しく行われていない場合、労働環境の悪化やカラ残業による不正などが発生するため、注意が必要です。
本記事では、テレワークにおける残業管理の方法や勤怠管理システムについて、詳しく解説していきます。
目次
テレワークは残業が増えやすい
テレワークの場合、気づかないうちに長時間労働をしてしまうケースがあり、時間の感覚がわかりにくくなります。
さらに、上長が従業員の業務進捗を把握できていないケースでも残業が増えやすくなるので、日々のタスク管理は非常に重要です。
また、仕事と私生活が混同しやすいため、集中力が切れてしまい残業が増えるといったことも起こります。
出社している時は、周りに従業員がいますが、テレワークの場合1人で業務をしなければならないため、残業は増えやすい傾向にあります。
気づかぬうちに長時間労働している
業務に集中するあまり時間を把握できておらず、長時間労働してしまうケースがあります。
会社の場合、周りの従業員の様子を見たりすることで時間の把握がしやすくなります。
しかし、テレワークの場合は、基本的に個人で業務を進めていくため、時間を把握しづらく長時間労働してしまいがちです。
会社であれば、残業している従業員に声かけをしやすいですが、テレワークだと本人に任せっきりになってしまうので、長時間労働は発生しやすくなります。
上長が従業員の業務進捗を把握できていない
業務の進捗を上長が把握できていないと、タスク管理ができていない・業務漏れが発生しているなど、後から発覚することがあります。
タスク管理ができていない場合、進捗遅れにより残業して業務を進めなければなりません。
また、タスク漏れが起きていた場合でも、進捗を取り戻すために残業することもあり、上長は従業員全員の業務進捗を把握しておく必要があります。
テレワークの場合、進捗管理は従業員個人に任せきりになりがちですが、残業時間を正しく管理するためにもタスク管理は上長がしっかりと行いましょう。
仕事と私生活が混同しやすい
職場と違って自宅での業務となると、仕事と私生活が混同しやすくなってしまい、結果残業時間が増えてしまうことがあります。
職場の場合、周りにいる従業員がいい刺激となって、集中しやすい・適度に休憩が取れ、時間管理を正しく行えることも多いです。
しかし、在宅となると、どうしても他のことに気を取られてしまい、従業員によっては時間管理が正しくできないことがあります。
テレワークはストレスが少ないため、業務に集中できる人もいますが、時間や進捗管理を個人に任せてしまうと残業が増えてしまうこともあるでしょう。
そのため、上長やリーダーといった管理職により、進捗の管理を行いつつ時間管理も適切に行えるように環境を作らなければなりません。
テレワークの残業管理ができていないと起こる課題
テレワークの残業管理ができていないと、労働環境が悪化してしまい従業員の健康管理が難しくなります。
さらに、仕事の時間と私生活の線引きが難しくなるため、従業員がこっそりとサービス残業してしまうといった問題もあります。
また、従業員の中には業務はしていないのに残業したと申請するカラ残業を行ってしまう可能性があり、不正が起きやすいのも問題です。
時間外労働や不正が起こってしまうと、悪い評判が広まってしまい、企業の信頼低下につながります。
経済活動にも影響が出てしまうため、労働環境を適切に保つために、残業管理は正しく行う必要があります。
労働環境が悪化する
残業時間が増えてしまうということは、生産性の低下や離職率の高まりなど、労働環境の悪化が懸念されます。
労働環境が悪化してしまうと、従業員がメンタル疾患になってしまう・ストレスで退職してしまう可能性があります。
また、精神的にも余裕がなくなると、今持っている業務を進めるだけで精一杯になりやすく、新しいアイディアも生まれにくくなるでしょう。
企業としては、従業員が働きやすい環境を提供し、精神的にも身体的にも安心して業務を行えるようにしなければなりません。
テレワークだとしても、業務進捗の見える化や従業員のメンタルケアなどしっかりと行い、労働環境を適切に保ちましょう。
仕事時間の線引きが難しくなる
自宅での業務となると、仕事時間の線引きが難しくなり、適度な休憩を取るのも難しいことがあります。
ただ、従業員によっては、だらだらと仕事をしてしまい、出社であればすぐに終わっていた仕事でも1日かかるなど生産性が低下することもあります。
仕事とプライベートの線引きがちゃんとできていないと、のんびりと仕事をして残業する従業員もいるため注意が必要です。
解決策としては、休憩時間には打刻をしてもらうといった、仕事時間との線引きがしやすく意識しやすいようにルール化するとよいでしょう。
カラ残業による不正が起こる
テレワークの場合、1人で業務に取り組むことが多いので、気の緩みによってカラ残業する従業員がいます。
カラ残業とは、実際に業務をしていないにも関わらず、残業申請をして残業代を得る不正行為です。
テレワークに関わらず、カラ残業をする従業員はいますが、在宅での業務だと周りから見られていないので不正しやすくなります。
そのため、業務進捗を上長が定期的に確認し、想定通りに進捗が進んでいるか見極めることが大切です。
時間外労働が増えると企業の信頼低下につながる
時間外労働が多い企業では悪い評判が広まりやすく、従業員自身が口コミサイトなどに悪い評価をつけることがあります。
時間外にビジネスメールが届くことが多いと、営業先や顧客からすると、あまりいい印象を受けません。
その結果、企業の信頼低下につながることもあり、ブラック企業なのではないかと取引を遠慮されてしまう可能性もあります。
残業時間が常に多いと、従業員の健康にも関わってくるため、適切なタスク管理と時間管理にて残業時間が増えない環境作りが必要です。
テレワークにおける残業管理の解決方法
テレワークで残業管理をするのは難しいと思いがちですが、勤怠管理システムがあれば、現在溜まっている残業時間をアラートで通知できます。
また、残業する際には上長から承認を得るようにするといった、就業規則の見直しと周知も大切です。
日報を毎日提出するようにルール化すれば、業務進捗状況も上長が確認しやすくなるため、取り入れてみることで残業管理の解決につながります。
ここからは、テレワークにおける、残業管理の解決方法について詳しく解説していきます。
勤怠管理はシステムで行う
テレワークの場合、勤怠管理は基本システムで行うことになりますが、残業管理や日報機能などのあるシステムの導入がおすすめです。
ただ勤怠をつけるのではなく、どれぐらい残業しているのかが一目でわかれば、著しく残業の多い従業員に声かけがしやすくなります。
リアルタイムで勤怠状況を把握することも可能となり、業務量の調整や人材の補充といった対策も取れます。
業務効率化のためには、勤怠状況の可視化は必須となるため、勤務管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。
就業規則の見直しと周知をする
テレワークだとしても、残業代は必ず支払う必要があるため、禁止するのではなく、残業する場合は上長から承認を得るといったルールを決めましょう。
具体的には、テレワークは出社とは業務の進め方なども異なってくるため、専用の就業規則を作成や見直し、周知をします。
また、業務時間外には、外部への連絡は控える・残業の許可がないと業務時間外は社内システムへ接続できないようにするなども有効です。
残業申請が面倒に感じる従業員は、サービス残業する可能性があるため、定期的なコミュニケーションでサービス残業をしていないか確認しましょう。
日報をつけてその日の業務内容を把握する
テレワークの場合、従業員の業務内容を把握するのは難しいため、日報をつけて提出するようにルール化するのもおすすめです。
業務内容の詳細を日報に書いてもらうことで、現在の業務進捗や従業員の抱えている業務量などが可視化されます。
残業が発生しないように、スケジュールの調整や人員の補充などがしやすくなるため、生産性の向上にも役立ちます。
勤怠管理システム上に日報が書ける機能があれば、打刻と同時に日報がつけられるため、従業員の手間もあまりかかりません。
勤怠管理システムを活用したテレワークの残業管理方法
勤怠管理システムでは、残業申請や許可、残業アラート機能を活用できるので、テレワークでの残業管理が簡単になります。
具体的には、残業申請と許可をシステムで行い、承認されることで自動的に残業時間が反映されます。
さらに、従業員の勤怠情報を定期的にチェックしやすく、上長も出社せずにリアルタイムで情報が確認できます。
ここからは、勤怠管理システムに搭載されているシステムについて詳しく解説していきます。
残業を事前申請制・許可制にする
残業申請を許可制にすることで、上長から承認が得られたら残業ができるようになり、残業の抑制になります。
勤怠管理システムであれば、残業が許可されないと時間外労働の計算ができないように許可制にできます。
具体的には、基本の労働時間が9-18時だった場合、実際は20時に退勤しても残業申請していなければ作業時間は8時間です。
しかし、20時までの残業申請を出し、許可が降りたら、該当する日付の作業時間が9-20時の作業時間が10時間で計算されます。
システム上で、申請を行い許可されれば、自動で残業時間が反映されるため、勤怠管理の効率化にもつながります。
残業アラート機能で働きすぎを防止
勤怠管理システムなら、段階に合わせて危険度をアラートで知らせられるので、テレワークの残業管理に適しています。
たとえば、残業アラートの通知を月の残業時間が30時間になったら出すように設定した場合、従業員と上長と勤怠管理者に通知を届けることが可能です。
複数人に通知が届くことで、月の残業時間の上限である45時間を越えないように管理がしやすくなります。
残業アラート機能があれば、設定している残業時間を超える前に通知を出せるので、残業しすぎていると意識できます。
1ヶ月のうち、労働基準法で時間外労働しても良い時間は決まっているため、従業員がどれぐらい残業しているか、必ずチェックしなければなりません。
もし、規定の時間外労働の時間を超えて残業してしまった場合、労働基準法に違反してしまうため、企業は罰則を課せられるため注意しましょう。
従業員の勤怠情報を定期チェック
残業管理システムなら、インターネットにさえつながっていれば場所を問わずに従業員の勤怠情報をチェックできます。
残業申請についても、上長は速やかに確認ができるため、申請に気づかなかったという確認漏れの心配はありません。
36協定に入っている場合や業種によって、残業時間はさまざまですが、決められた残業時間を超えないように正しい管理が必要です。
上長がリアルタイムで従業員の残業管理を行い、労働基準法と従業員の健康を守っていくようにしましょう。
テレワークの残業管理は勤怠管理システムがおすすめ
テレワークの残業管理を行うのであれば、インターネットがあればどこでも利用できる勤怠管理システムがおすすめです。
勤怠管理システムでは、残業時間の事前申請や許可制度も取り入れやすく、全てインターネット上で完結できます。
さらに、残業アラート機能があれば、設定している残業時間に近づくと注意や警告といった段階に合わせた通知を出せます。
上長は、従業員の勤怠情報を定期的にチェックできるようになり、残業申請の確認漏れの防止やリアルタイムの業務進捗の確認がしやすくなります。
弊社の提供するOZO3勤怠では、残業アラートだけでなく有給休暇や勤務表アラートといったさまざまな通知機能を搭載しています。
勤怠管理では、有給休暇の取得状況もチェックする必要があり、しっかりと消化しているかどうか確認が必要です。
うっかり労働基準法を破ってしまったといった問題が起きなくなるため、従業員の健康管理をする上でも役立つでしょう。
まずは、無料トライアルをご利用いただき、実際の機能を触ってみていただければと思いますので、テレワークの残業管理のお悩みであれば是非ご相談ください。
