スマホで操作できるワークフローアプリに必要な機能を徹底解説

ワークフローアプリとは、PCやスマホでワークフローの申請・決裁が簡単に行えるアプリケーションです。
稟議書や請求書など、さまざまな文書の承認に対応しているため、会社に出社する機会の少ない管理者でも溜め込むこと無く承認できます。
しかし、導入を検討する際には、欲しい機能があるのか・サポート体制が充実しているかといった点に気をつけなければなりません。
本記事では、ワークフローアプリとはなにか、機能面や導入する際に着目したいポイントについてご紹介していきます。

そもそもワークフローアプリとは？

ワークフローアプリとは、稟議書や請求書などの社内文書をPCやスマートフォンで手軽に電子化できるアプリケーションのことです。
具体的には、稟議書・請求書・見積書・異動届といった、決裁の必要な文書をワークフローアプリで申請から承認まで行えます。
ワークフローアプリがあれば、出社しないとできなかった申請や承認作業を、自宅や外出先で対応できるため、業務効率化につなげることが可能です。
ここからは、ワークフローアプリで扱う文書についてご紹介していきます。

ワークフローアプリで扱う主な文書

ワークフローアプリで扱うのは、基本的に決裁の必要な文書となり、よく使われるのは稟議書や見積書です。
利用頻度の多い決裁文書は、溜め込んでしまうと承認忘れといった問題が起きる可能性があるため、ワークフローアプリの活用をおすすめします。
例えば、ワークフローアプリには、申請されたタイミングで承認者へ通知の届くものがあり、承認を忘れること無くスムーズに対応できます。
このように、さまざまな決裁文書を効率よく申請から承認まで行うには、ワークフローアプリの導入はとても重要です。

ワークフローアプリ以外で扱う文書

●勤怠管理で扱う文書

・残業申請
・有給申請
・休日出勤申請

●経費精算で扱う文書

・経費申請
・経費精算
・出張申請

残業申請や経費申請なども上長の承認が必要な文書ではありますが、これらはそれぞれに対応したアプリで管理することがあります。
例えば、残業や有給は申請して終わりではなく、勤怠情報に連動させないといけないので勤怠管理アプリで行われることが多いです。
さらに、経費精算で扱う文書も同様に、会計システムに連動させる必要があるため、これらの文書は各業務のアプリで行います。
このように、承認後に他のアプリへ情報を連携させる必要がある場合は、ワークフローアプリと各種アプリを連携させて効率化することがあります。

ワークフローアプリの選考で注目すべき5つの機能

ワークフローアプリを検討する際には、ワークフローアプリの機能には何があるのかをしっかりと調べ、自社に合ったものを導入することが重要です。
例えば、スマホ操作で申請や承認などの操作が行えるのか、今の稟議書のフォーマットをそのまま利用できるのかなどをチェックしておきましょう。
さらに、承認経路の設定や入力補助機能といった、申請作業を楽に行える機能があるかどうかは効率化において重要です。
ここでは、ワークフローアプリを選考する際に注目したい5つの機能についてご紹介していきます。

①スマホやタブレットで申請・承認できる機能

ワークフローアプリを導入するのであれば、まずはスマホやタブレットで操作ができるのかはチェックしておきましょう。
製品によっては、スマホやタブレットを使って、文書の申請・承認作業といった申請に関する操作のほとんどを行えるものがあります。
そのため、まずはスマホやタブレットでの申請・承認ができるのか、対応範囲はどこまでなのかをしっかりと調べておきましょう。

②エクセルの申請書をそのまま電子化できる機能

エクセル取り込み機能のあるワークフローアプリであれば、これまでエクセルで作成していた申請書をそのまま活用できます。
例えば、すでに稟議書をエクセルで作成して活用しているのであれば、そのフォーマットのままワークフローアプリに取り込めます。
1からフォーマットを作成する必要がなく、さらに従業員は従来の操作のまま申請書を使用できるのがメリットです。
新しいシステムの導入は、手間や新しい操作を覚えるのに一苦労なため、できるだけ従来の操作のまま利用できるものを探しましょう。

③承認経路を条件に応じて自動分岐できる機能

承認経路を事前に管理者が設定しておくことで、金額や申請書の分類に応じて、承認ルートを自動で分岐可能です。
稟議書の申請をする際には、10万円や50万円など、ものによってはもっと大きな金額の承認を貰う必要があります。
このとき、企業によっては金額に応じて承認者を増やすことがあるため、あらかじめ決められたルールに沿って承認ルートを変更しなければなりません。
そのため、金額や条件に合わせて自動で承認ルートを分岐してくれる機能があれば、申請者がわざわざ設定しなくともスムーズに申請できます。

④申請書ごとに入力補助や制限をかけられる機能

申請書ごとに入力補助や制限をかけられるものであれば、入力ミスの防止だけでなく申請書作成の手間も削減できます。
主な機能としては、管理者が事前に取引先の情報をマスターデータに登録しておくことで、申請者はプルダウンから選ぶだけといった使い方ができます。
さらに、必須項目の入力が済んでいない・入力された文字列が間違っている場合には、エラーを出すため解消されないと申請ができないなどです。
このように、決められた入力内容でなければ申請できないため、入力ミスによる差し戻しの回数を減らすことができます。

⑤過去の文書を任意の条件で検索できる機能

ワークフローアプリで申請した文書であれば、任意の条件で検索できるため、過去にどのような文書を申請しているかがすぐに探し出せます。
例えば、システムの契約更新のために、再度稟議書を出すのであれば、過去に申請した文書をもとに、稟議書を作成できればスムーズに申請可能です。
また、監査の際にも速やかに文書を提出できるため、できるだけ検索しやすいワークフローアプリの導入をしなければなりません。
そのため、どのような条件で検索できるのかといった点は、導入前にしっかりと確認しておきましょう。

ワークフローアプリの導入で注意すべきことは？

ワークフローアプリを導入する際には、導入サポートがあるか・運用支援があるか・システム間連携に対応しているかは必ず確認しましょう。
サポートが充実していれば、初めてのワークフローアプリの導入でも、スムーズに対応できます。
また、申請書のテンプレートが搭載されていれば、必要な項目を一部修正するだけで運用できるので、手間をかけることなく短期での導入が可能になります。
このように、事前にどのようなサポート・機能があるのか知っていれば、より業務効率化・生産性の向上が行えるため、しっかりと確認しましょう。

導入のサポート体制について確認する

実際にワークフローアプリを導入しようとすると、すでにあるフォーマットの取り込みや場合によってはシステムに合わせた業務フローの変更が必要です。
導入サポートでは、フォーマットの取り込みから承認ルートの設定などの支援を受けられるため、設定に不安のある方はサポート体制を確認しましょう。
製品によっては、マニュアルの提供のみで電話サポートまで対応していないケースもあるため、事前の確認は重要です。
導入サポートはどこまでが対応範囲なのか確認し、導入後にはどのようなサポートを提供しているかも確認しましょう。

申請書のテンプレートなどがないか確認する

ワークフローアプリで申請できる文書には稟議書や各種請求書などさまざまなため、新たに作成するのは非常に面倒です。
エクセル取り込み機能があったとしても、ワークフローアプリの導入に合わせて業務フローを変更するのであれば、フォーマットの変更が必要な場合があります。
しかし、製品が提供しているテンプレートがあれば、導入後すぐにシステムを活用できます。
そのため、申請書のテンプレートには種類があるのか、テンプレートの内容は自社に合わせてカスタマイズできるかチェックしましょう。

システム間連携にも対応してくれるか確認する

ワークフローアプリを勤怠管理や会計システムといった基幹システムと連携ができれば、より業務効率化を進められます。
例えば、会計アプリに登録されている取引先や金額などのデータをワークフローアプリで読み取り、申請書に反映させることで、入力の二度手間を防げます。
さらに、入力ミスの防止にもつながるため、よりスムーズに申請書の作成から承認までを行えるのがメリットです。
このように、システム間連携ができれば、申請の手間を省くだけでなく適切な情報管理もできるため、連携に対応しているシステムは事前に確認しましょう。

ワークフローアプリは従業員と管理者目線で使いやすいものを選ぼう

ワークフローアプリは、管理者だけでなく実際に従業員も扱うものなので、誰でも使いやすいシンプルな機能のものがおすすめです。
エクセル取り込み機能があれば、申請書の作成は容易になりますが、実際の操作がわかりにくいものだと、従業員の負担となります。
また、管理しにくい機能だと管理者の負担にもつながるため、双方にとって最適なワークフローアプリの選定が重要です。

弊社の提供するOZO3ワークフローでは、スマホやタブレットを使った承認に対応しています。
さらに、シンプルなデザインで誰でも操作をしやすい画面となっているのも特徴です。
管理者向けの機能では、承認ルートの設定は図を見ながらパズルのように設定できるため、難しい操作は無く利用できます。
無料トライアルを用意していますので、まずは実際に操作してみたいという方はぜひご相談ください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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