ワークフローのDX化は2025年の崖を乗り越える鍵となる

ワークフローにおけるDXとは、ただシステムを導入すればいい訳ではありません。
DXとは、デジタル技術を活用して業務改善を行っていくものなので、定期的な課題の洗い出しが大切となります。
さらに、ワークフローシステムとほかのシステムを連携できればよりDX化を推進できるため、業務改善を行うのに有効です。
本記事では、経済産業省が警鐘する「2025年の壁」を乗り越えるために、ワークフローのDXの意味や実施方法を解説していきます。

ワークフローのDXとは

そもそもDXとは、デジタル技術により自社の課題を解決したり、新規ビジネスの創出に役立てたりすることを指します。
具体的には、AIやIoTを活用して、人による業務をできるだけ機械に置き換えて行うものや、デジタルシステムの導入で手作業の業務を減らすなどです。
業務をデジタル化して自動化すれば、従業員の手間が大幅に削減されて作業効率が向上し、生産性向上にもつながります。
しかし、経済産業省は多くの企業にてDX化が進まずに、2025年には大きな経済損益が発生すると発表しています。

企業の成長にはワークフローのDX化が必要不可欠

企業が成長するためには、ワークフローをDX化し、業務改善や生産性向上を目指す必要があります。
たとえば、紙だと申請完了までに時間がかかったり、保管コストかかったりする課題があり、申請・承認時には出社しなければなりません。
さらに、申請書の流れが見えずに、紛失しても気づきにくいといったセキュリティに関する問題も発生します。
今後は、少子化により人材不足も加速すると予想されるので、企業としてはDX化による業務効率の改善に速やかに着手していく必要があります。

経済産業省が警鐘する「2025年の崖」とは

経済産業省が発表するDXレポートに、企業がITシステムをDXしていくのに抱えている課題について議論した内容が公開されています。
その中で、複雑化や老朽化、属人化した既存システムによる業務が残っていた場合、DX化が進んでいない企業はデジタル競争の敗者になりうるとしています。
具体的には、2025年から2030年の間で最大12兆円/年の経済損失の可能性があると発表しています。

また、2015年にはIT人材不足が17万人とされていましたが、2025年には約43万人に上ると予想されており、早急なDX化が必要だと声が上がり始めました。
さらに、2025年には、基幹システムであるSAP社のERAのサポート終了も2025年で、他にもいくつかのシステムによるサポート終了が集中しています。
そのため、大きな問題が発生するというわけでは無いものの、「2025年の崖」として警鐘が鳴らされています。

経済産業省：「DXレポート」

ワークフローのDX化は経営改善につながる

ワークフローのDX化ができれば、紙やエクセルによる対応に比べるとスムーズに申請から承認を完了できるので、生産性向上につながります。
もし、これまで1週間かかっていた業務を1日で完了できれば、工数の削減も可能となり、コア業務に集中できます。
さらに、システムの導入で生産性が上がれば、少ない人材で多くの業務をこなせるようになるので、業務効率化も実現できます。
無駄を省いて生産性の向上や業務効率化が進めば、経営状況の改善につながるため、企業としてはワークフローのDX化を進めていく必要があります。

ワークフローDX化の手順と期間

ワークフローをDX化するには、社内のルール見直しやシステム化する文章のピックアップなどの手順が必要となるので、最短でも3ヶ月はかかります。
しかし、電子化する文書が多い・社内で確認することが多い場合には、もっと時間がかかるので、余裕を持ってスケジュールを組まなければなりません。

また、導入担当者を決める際には、従業員のリソースに余裕があるかも確認が必要となるため、合わせて確認するようにしましょう。
ワークフローのDX化は、業務効率化や生産性の向上につながるので、早めに対応できるならすぐにでも進めていくことがおすすめです。

ワークフローのDXでできること

ワークフローのDX化により、紙やエクセルを使った作業をシステム化させることで、申請書の作成が簡易的になり、従業員の負担が軽減されます。
さらに、申請状況が可視化されれば、承認忘れが防止されるようになり、いつになっても申請が承認されないといった課題を解決できます。
また、スマホで申請や承認ができるため、多様化する働き方に対応でき、出社せずとも対応できるようにすることも可能です。
さまざまなシステムと連携できれば、企業全体の生産性向上につながるので、DX化によりより多くの業務改善が行えます。

紙の文書を電子化で業務効率化

ワークフローをDX化すれば、あらかじめ設定した入力規則をもとに申請書を作成できるので、入力ミスの削減ができます。
たとえば、手書きによる稟議書の作成だと、記入ミスによる書き直しや差し戻しが起こりやすいといった問題があります。
しかし、「入力規則の設定」「必須項目の設定」といった機能が搭載されているシステムを活用すれば、入力ミスによる差し戻しは削減可能です。
取引先企業の名前もあらかじめ登録しておけば、プルダウンリストから選べるようにもなり、従業員の負担が軽減されます。

ワークフローを可視化して承認忘れを防止

現在どこに文書があるのか明確になれば、承認忘れを防止できるようになり、さらには紛失といったリスクも削減できます。
紙やエクセルで申請書を作成していた場合、閲覧してもらっているのか、承認依頼をしていることを覚えているのかどうかが、不明瞭になりやすいです。
一方、システム化すれば、申請書を閲覧されているかの履歴が残るようになり、一定期間承認されていないとリマインドメールを自動で送るようなことも可能です。
申請が進んだ際には、申請者や他の承認者にも通知が届くので、現在どこに文書があるのかが把握しやすくなります。

スマホで申請・承認を行い多様化する働き方に対応

スマホで申請・承認が行えるため、テレワーク・出社といった多様化する働き方に関わらずに文書を電子化できます。
テレワークの従業員の場合、申請のためにわざわざ出社する必要がなく、自宅にいながらもスマホで申請・承認作業を行えます。
さらに、出張先であっても、手軽に申請状況の確認もできるので、急ぎで確認する必要がある文書でも、スムーズに対応可能です。
システムの活用で、多様化する働き方に合わせて申請・承認ができるため、タイムラグを減らして業務を進められます。

さまざまなシステムとの連携で業務全体の生産性向上

ワークフローを電子契約システムや文書管理システム、チャットツールなどと連携できれば、業務効率の向上や入力ミスが防げます。
たとえば、ワークフローと電子契約システムが連携できれば、社内で承認された稟議書の内容を、そのまま自動で電子契約書に反映できます。
また、決裁された文書を管理するのであれば、検索機能の揃っている文書管理システムを使うことで、監査の際でも必要書類をスムーズに用意可能です。
このように、システムと連携ができれば、入力の二度手間がなくなる・管理が楽になるため、従業員の負担軽減をしつつ、生産性向上に役立ちます。

ワークフローのDXはシステムを導入するだけではない

ワークフローのDX化を進めるためには、システムを導入する前に社内ルールをデシタル化対応できるように見直す必要があります。
さらに、ワークフローと既存システムを連携させたい場合は、滞りなく業務ができるように、システム間での運用フロー設計も必要です。
また、ただ業務をシステム化すれば終わりではなく、導入後にも定期的な課題の洗い出しにより、最適化しなければなりません。
DXは、デジタル技術の活用による業務効率化が重要となるので、社内全体が効率化できるようにシステム化するようにしましょう。

導入前には社内ルールをDXに対応できるように見直す

紙でのルールとシステムでのルールは異なるため、導入前には社内ルールをDXに対応できるように見直しが必要です。
もし、社内ルール変更をせずに運用しようとすると、うまくDX化できない・従来よりも手間がかかるといった課題が起こります。
たとえば、ワークフローシステムで設定した承認ルートを活用するなら、従来のルートのままよりも見直しができればより効率化できます。
手間を省いてより効率的に業務を進められるように、DX化に合わせて一度見直すようにしましょう。

システム連携がどこまで対応できるか確認する

DXは、デジタル技術を使って業務改善・新規ビジネスの創出を目指すことなので、システム連携がどこまで対応できるか確認しましょう。
ワークフローシステムとほかのシステムとの連携は、業務全体をデジタル化する一歩となるため、DXの本質ともいえます。
せっかく導入したのにシステム連携できないとなってしまうと、DX化は進みません。
まずはデジタル化したい業務の洗い出しを行い、ワークフローシステムと連携できるかどうかを確認することが大切です。

導入後も定期的な課題の洗い出しと解決を行う

システムを導入して終わりではなく、定期的な課題の洗い出しが大切です。
申請や承認時にミスが頻発している場所がないか、従業員から多くの問い合わせが来ている箇所がないかどうか、確認してみましょう。
そして、ミスが起きにくいような工夫や、同じような問い合わせが来ているのであれば、改修するといった対応を行います。
1～3ヶ月に1度は見直しをするようにルール化し、業務全体を効率化しつつ、生産性向上ができるような仕組みを作りましょう。

ワークフローをDX化して「2025年の崖」に備えよう

ワークフローをDX化すれば、これまで人手によって管理をしていた業務をシステム化でき、生産性向上につながります。
さらに、会計システムや勤怠管理システムなどと連携できれば、二重に登録していたものが自動化されるので、従業員の負担も軽減できます。
経済産業省が警鐘する「2025年の崖」を乗り越えるには、まずは自社の課題を洗い出し、デジタル化できるものから対応しましょう。

弊社の提供するOZO3ワークフローでは、申請書を開いたかどうかといった履歴の確認ができます。
さらに、会計や人事、勤怠管理といった各種システムとの連携にも対応しており、申請業務全般のデジタル化をサポートしています。
無料トライアルをご用意していますので、まずは操作してみたいという方は、ぜひお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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