ワークフローシステムを比較するときの6つのポイント

ワークフローシステムを比較するときには、自社にとって使いやすいものかどうかをもとに、選ぶ必要があります。
具体的には、申請フォームの作成機能が使いやすいか、承認ルートの設定機能は充実しているのかといった点が比較するときのポイントです。
もし、複数社で比較をしなかった場合、システムの導入で解決したかった課題を解決できずに、せっかく導入しても無駄になってしまいます。
本記事では、ワークフローシステムを比較するときのポイント6つと、比較時に注意したいことについて詳しく解説していきます。

ワークフローシステムを選ぶときのよくある失敗

認知度だけでシステムを選んでしまうと、自社で欲しい機能がなかったということが多々あります。
さらに、すでに利用しているシステムにワークフローの機能を付けられるからという理由で導入した結果、失敗したということは起こりがちです。

また、機能が多すぎる場合、数が多くて使いこなせず、自社にとって必要のない機能が多いと、操作の手間になります。
サポート体制についてもしっかりと比較せずに導入すると、トラブル時に望んでいる対応を受けられないこともあるので、注意しなければなりません。

ワークフローシステムの主な機能

主な機能には、申請フォームの作成があり、入力項目をブロックのように配置して申請フォームを作成できるものがあります。
製品によっては、エクセルで作成した申請フォームをそのまま取り込むことができ、罫線やフォント、色味まですべてそのまま反映できるものもあります。

また、承認ルートの設定機能では、申請書の種類や金額ごとで承認経路を変えられるものがありますので、申請者は提出先を悩まずに申請できます。
さらに、文書の検索機能は、過去の申請書を探すことができ、契約内容の振り返りや再利用申請を行うときに便利な機能です。

ワークフローシステムにおける機能差の違い

ワークフローシステムは、有名な製品であれば機能差はほとんどありませんが、設定の柔軟性やサポート体制などには明確な違いがあります。
たとえば、申請フォームを作成する場合、ワークフローシステムの操作を覚えて項目やレイアウトを作り込んでいく必要があります。
このとき、機能が多すぎる製品の場合、ボタンが多くてどれを押せばいいかわからなくなるといったことが起こりがちです。

しかし、かえって機能が少ない製品だと、紙やエクセルで利用していたフォーマット通りに作成できないことがあり、使い勝手が悪いこともあります。
申請書を作ることは可能でも、操作方法や設定できる範囲の柔軟性が異なるので、実際に製品を使ってみないと明確な違いは判断しにくいでしょう。

ワークフローシステムを比較する6つのポイント

ワークフローシステムを比較する際には、各種機能や操作性が、自社にとって欲しいものなのか、使い勝手がいいものかをもとに判断しましょう。
具体的には、申請フォームの作成・承認ルートの設定・スマホでの申請・承認・文書の検索機能については、確認しておくことが大切です。
さらに、料金が予算内であることや、他のシステムとの連携ができるかについても、長期的に利用していくために、しっかりと比較しましょう。

①申請フォームの作成機能

申請フォームの作成機能には、システム上で作成するもの・雛形が搭載されているもの・事前に作成したフォーマットを読み込むものの3つがあります。
システム上で申請フォームを作れる製品には、ボックスをドラッグアンドドロップで配置するだけで作れるものがあり、直感的に作成可能です。
また、雛形・事前に作成したフォーマットの場合、新たに作成せずとも、簡単に申請書を利用できます。

申請フォームを作成するのは、ある程度の操作性を理解しなければ作れないので、すでにフォーマットを持っているのであれば、新規作成は不便です。
そのため、新しく申請書を作ることに抵抗が無いのか、雛形やエクセルで作成したフォーマットをそのまま利用したいのかで製品を比較しましょう。

②承認ルートの設定機能

承認ルートの設定機能には、金額に応じてルート変更できるものや申請書の種類によって自動で切り替わるものなどがあります。
たとえば、稟議書では少額から高額までさまざまな金額の申請を扱うため、10万円以上など高額の場合は承認者を追加することができるか、確認しておきましょう。

また、申請書によって承認者が変わるケースには、経費申請であれば上長に承認したあと、経理部に回すというように、文書の種類で承認ルートが変わります。
そのため、金額によって承認ルートを変更できるのか、文書ごとに設定できるのかどうかを踏まえたうえで、比較することが大切です。

③スマホでの申請・承認機能

スマートフォンやタブレットを使って申請・承認できれば、移動時でも確認しやすくなります。
パソコンのみに対応した製品の場合、インターネットさえあれば利用できるものの、すぐに確認したいときには不便です。
しかし、スマートフォンやタブレットに対応していれば、どこでも気軽に利用できるので、パソコンを持ち歩かなくても申請・承認が行えます。

ただし、出張や営業などの外出対応があまりない会社では、活用されないケースも起こり得ます。
なぜ、どんなときにスマートフォンによる申請・承認機能が欲しいのかを明確にし、本当に必要な機能かどうか見極めて検討しましょう。

④文書の検索機能

文書の検索機能を搭載していれば、過去に申請した文書をすぐに閲覧できるので、稟議書を再利用するといった場合に重宝されます。
過去の申請書を参考に、稟議書を作成できれば、大幅に業務時間を短縮できるだけでなく、ミスを起こすこともありません。

ただし、ワークフローシステムのみでは、文書管理システムと機能差を比較するとどうしても不十分になります。
特に2024年1月より、PDFやメールで受け取った見積書・請求書などは、電子データとして保存する義務があります。

これは、システムで文書を保管するには、電子帳簿保存法に定められた要件をクリアしなければならないためです。
ワークフローシステムだけでは、電子帳簿保存法の機能要件をクリアできない可能性がありますので、文書の検索機能と保管方法は別で考えたほうが良いでしょう。

⑤ワークフローシステムの料金比較

ワークフローシステムの料金相場は、初期費用は0～30万円、月額費用は1ユーザーあたり300～500円となっていることが多いです。
初期費用については、サポート体制が充実している製品の場合、やや割高となる傾向にありますが、0円のものだと、サポート自体がないこともあります。
具体的には、初期費用が0円のものだと導入サポートは対応しておらず、問い合わせ方法はメールのみといったことはよくあります。
マニュアルはあるものの、しっかりとサポート体制が整っていない製品だと、トラブル時にはすぐに解決できません。

しかし、初期費用がかかる製品であれば、導入サポートから活用方法のレクチャー、電話によるサポートなど、幅広く提供しています。
自社にとって、サポート体制がどれくらい必要なのか、予算内に収まるかどうかをもとに、料金を比較してみましょう。

また、月額費用については、機能差によって費用が変わることが多いです。
たとえば、1ユーザーあたり月額300円のものは、承認経路の設定はできますが、申請書や金額ごとに経路を変更できない、などの差があります。
金額に差があるのは単純に安い、高いではなく、このような違いがあることが多いため、自社にとって必要な機能を明確にしたうえで、費用対効果が高いものを選びましょう。

⑥他システムとの連携性

電子契約や文書管理、勤怠管理システムといった、他のシステムとの連携性があるかどうかは、会社のDX化を進めるのに非常に重要です。
ワークフローで取り扱う文書のほとんどは、承認されたら終わりではなく、次のステップが発生することがあります。

たとえば、残業申請を出して承認されたのであれば、勤怠管理にも転記する必要が出てくるので、連携できればより業務効率化が進みます。
そのため、すでに他のシステムを導入しているなら、システム間の連携に対応しているのかどうかも、比較ポイントとして取り入れましょう。

ワークフローシステムの比較で見落としやすい注意点

ワークフローシステムを比較する際は、機能ばかりに注目してしまい、導入や運用サポートがしっかりしているか見落とすことがあります。
機能が多いものがいいと導入してしまった結果、使いこなせずに余計な手間がかかってしまったなんてことは起こりがちです。
ワークフローシステムを比較する際には、自社にとって最適かどうか、実際に扱う従業員にとって使いやすいかが重要となります。
そのため、導入前にはどういった製品であれば、自社の課題解決ができるのかどうかを、明確にしてから導入しましょう。

導入や運用のサポート体制が悪かった

導入や運用のサポート体制が悪い製品だと、困ったときにはすぐに解決ができずに、せっかく導入しても業務改善はされません。
安いプランだからと選んでしまった場合、サポート体制が充実しておらず、マニュアルだけ渡されることもあります。

導入時には、申請書作成や承認ルートの設定など、マニュアルだけでは分かりづらい操作もでてくるでしょう。
使い慣れてしまえばスムーズに活用できるかもしれませんが、トラブル時のサポートもいまいちだと、申請業務が止まってしまうので不測の事態も考慮して検討しましょう。

機能が多すぎてかえって使いにくかった

機能が多すぎる製品だと、使わない機能があったりかえって操作が複雑になっていたりと、使いこなせないケースもあります。
使いたい機能を探すにしても、機能の多さで探すのが困難で、どれがどれだかわからないとなってしまうと、申請業務に時間がかかります。

また、設定方法も自由度が高すぎるものだと、どのように設定するのがベストかを判断するのが難しいでしょう。
まずは無料トライアルを活用し、欲しい機能が充実しており、操作性が難しくなく使いやすい機能かどうか、必ず比較することをおすすめします。

ワークフローシステムを比較するときは無料トライアルを活用しよう

ワークフローシステムには、さまざまな製品が販売されており、どの製品も基本機能は変わりませんが、操作性はさまざまです。
実際に使ってみないと、使いやすいかどうかが判断できず、導入後に失敗したと後悔につながってしまいます。

また、無料トライアルを活用できれば、自社にはもっとこういった機能があるといいなという、導入後のイメージもつきやすくなります。
そのため、比較する際には複数社から見積を取得し、実際に無料トライアルを活用して操作性やサポートが十分かどうか、見極めるようにしましょう。

弊社の提供するOZO3ワークフローでは、申請フォームの作成からエクセルフォームの取り込み、各種文書の雛形をご用意しています。
さらに、承認ルートは自由に設定でき、ブロックをドラッグアンドドロップするだけで、ルート設定できるのが特徴です。
基本的な機能を搭載しつつ、どの機能も難しい操作がなくご利用いただけますので、まずは無料トライアルで実際に操作してみてはいかがでしょうか。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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