Excel・紙による管理から脱却。
SIerの複雑で多様な勤務体系にも対応。

株式会社エヌデーデー

地域：関西/　業種：受託開発ソフトウェア業/　従業員規模：100名～499名
導入サービス : 経費、勤怠

【お話をお伺いした方】
取締役総務部長/村上氏
総務部総務・人事課/後藤氏
総務部経理課主任/田口氏

導入前の課題	複雑で多様な勤務体系への対応人事業務、経理業務における事務作業の効率化人事制度や規程の変更により発生する煩雑な作業の解消
導入後の効果	全ての勤務体系をシステム対応、複雑な勤務シートの作成時間が大幅削減データベースへの入力が不要になり、チェックの時間が大幅短縮制度変更や手当の導入におけるネックが解消、前向きな検討が可能に

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約400パターンの勤務体系への対応が大前提

– OZO3導入のきっかけを教えてください
村上様：当社の社員の約半数がSEとして顧客先に常駐していますので、まずは、現場の社員の勤怠管理や経費申請などの事務作業の軽減が大きな目的でしたね。お恥ずかしい話ですが、IT企業でありながらアナログ的な業務フローをずっと行っておりましたので、現場の社員も人事もかなり手間がかかっていたのが実情でした。当然ではありますが「働き方改革」への取り組みにおいても、勤務時間をリアルタイムに把握することなど、導入は必要不可欠でした。

– どのような課題をお持ちでしたか？
村上様：勤怠管理については、出退勤時刻をエクセルの勤務シートに自己申告で入力し提出する方法でしたので、必ずしも正確な時刻ではありませんでした。また、勤務シートへの捺印・承認および回収に時間がかかり、それ
をさらに他のデータベースに手入力していましたので、人事スタッフは、それはもう苦労していました。

後藤様：村上が申したようにもちろん勤務シートの回収や手入力にも手間と時間がかかっていましたが、実は一番苦労したのはその前段で、常駐先の勤務体系に応じた個々の勤務シートを作ることでした。当社には、社員の等級や役職の違いによる4つの給与体系があり、例えば本社勤務用にも4種類の勤務シートが必要です。本社以外の事業所や常駐先など、勤務パターンは約100種類ほどありましたので、作成する勤務表は400パターンにもなります。複雑な計算式を組んだExcelの勤務シートを作成するのには、ほんとうに苦労しました。いま考えるとぞっとしますね。

村上様：人事の制度や規程を変えると煩雑な作業が発生するため、それがネックになって見直せなかったのも事実としてありましたね。システムを導入したことで、そうした課題も解消できました。

田口様：私は経理ですが、交通費や経費精算もエクセルシートによる申請でしたので、回収に時間がかかりましたし、人事と同じように申請書をデータベースに手入力していましたので、たいへん手間がかかっていました。また、どこの会社も同じだと思いますが、領収書を経理に出すのが遅れる人が多くて経費精算が滞ってしまっているのも課題ですね。

IT企業として画面イメージも重要な選定ポイントに

– システムを選定する際に重視された点を教えてください
後藤様：先ほども言いましたが、人事担当としては、複雑で多様な勤務体系全てに対応できるシステムであることが一番でしたね。あとは、クラウドであること、給与奉行との相性が良いこと、そしてワークフローの使い勝
手が良いことを重視しました。

村上様：私は、画面イメージを非常に重視しました。当社はシステムを作ってお客様に納める仕事をしていますので、社員の手前、見た目が悪いとイヤだなと思っていましたが、OZO3は古めかしくなく洗練されている画面でしたので、一発で気に入りました。他社と比較してもすごく良かったですよ。

田口様：経理としては、勤怠管理と交通費・経費精算が一緒のシステムでできれば便利だと思っていましたが、それが実現して良かったです。

– OZO3選定の決め手となったポイントを教えてください
村上様：厳しいかもしれませんが、システム選定で重視した点が全てクリアすることが大前提でしたね。ネットで色々な会社のスペックを調べたうえで、2社に絞ってご説明を受けましたが、重視していたポイントをOZO3がクリアしていたので即決しましたよ。

OZO3導入で総務部の事務作業が大幅に効率化

– OZO3の導入によって業務はどのように変わりましたか？
後藤様：まずは、Webタイムレコーダーによる打刻になったため、社員が入退室時刻を入力する面倒な作業が無くなったことですかね。顧客先に常駐している社員の中には先方のセキュリティの関係で、Web打刻ができない者もおりますが、自宅に帰ってスマホから入力できるので、便利になったと喜んでいます。また、以前は各職場のリーダーが作成するシフトを、出力した紙を見ていましたが、今は、スマホがあればどこでも見ることができるので、OZO3の画面を開いてシフトを確認するようになっています。もちろん、人事では勤務シートのデータベースへの手入力が無くなったので大助かりです。

村上様：先ほど、ワークフローの使い勝手を重視した点にあげましたが、OZO3は社員が自分で上長を第一承認者として決めると、各職場のルールに基づいてその後の承認フローが自動的に設定されるので、現場も総務部もほんとうに楽になりました。

田口様：私たちも、データベースへの手入力が無くなったので、その時間をチェックや他の業務に活用できて助かっています。

– 導入後の効果はいかがでしたか？
後藤様：人事は、確実に業務が効率化されましたね。個々の勤務シートを作る時間が削減されましたし、勤務カード回収後に行うチェックと入力作業に以前は2人で1日かかっていたものが、なんと数分で終わるようになりました。我々にとっては大きな変革です。もっと早くOZO3を導入していれば良かったです。

田口様：経理についても、以前に比べると領収書の提出が遅れる人や経費精算を翌月に繰り越す人も少なくなってきました。これもシステム導入の効果ですね。