会社統合とリブランディングに合わせて経費・勤怠システムも刷新。業務の効率化で社員の働きやすさも向上。

アンダーデザイン株式会社

地域：関西/　業種：電気機械器具卸売業/　従業員規模：100〜300名導入サービス : 経費、プロジェクト経費入力OP、工数、勤怠、クラウドファイル転送OP、ManageLINK

導入前の課題	勤怠管理・経費精算における煩雑な事務作業の効率化経費計上と基幹システムとのスムーズな連携
導入後の効果	勤怠管理・経費精算における作業時間が大幅に削減、担当者の精神的な負担も軽減勤怠・経費精算から基幹システムにスムーズにデータ移行することで採算管理のスピードアップ

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リブランディングに合わせてプロジェクトスタート

– OZO3導入のきっかけを教えてください。旭コムテクとアイネットテクノの統合とコーポレートのリブランディングに合わせて、業務の基幹システムも含めた全ての社内システムをリプレイスし、業務改善、生産性の向上を図ろうと考えたのがきっかけでした。特に勤怠管理と経費精算は、エクセルで管理していて担当者の作業工数が今の何倍もかかっていましたので、不可欠でした。我が社はITインフラ構築をやっていながら社内業務のシステム化が遅れていましたので、早くやらなくてはと思い、2社統合のタイミングをきっかけに着手しました。

– どのような課題をお持ちでしたか？まず勤怠管理は、タイムレコーダーとエクセルの勤務表で行っていましたので、状況はご想像のとおりです。各自がエクセルの勤務表に出退勤時間、残業時間などを入力し、月初に上長に紙で提出。承認・押印後、各部署の業務担当者が、タイムカードとエクセル勤務表の付合せと内容のチェック・修正を行い、総務部門が最終のチェックをしていました。不備があったら差し戻しをしていましたので、特に離れた事業所とのやり取りは、とても手間がかかっていましたね。経費精算も勤怠管理と同様、エクセルで管理していました。エクセルで作成した紙の経費申請書をまずは各部署の業務担当者がチェック後、経理に提出、申請書と伝票を経理が一括で手入力していましたから、非常に時間がかかっていました。月初に業務が集中していたので、各部署の業務担当者や総務、経理の担当者は、時間的な負荷はもちろん、精神的な負担がかなりかかっていたと思います。

選定の決め手は、リリース時期とサポート体制

－システムを選定する際に重視された点を教えてください。当社の勤務体系や経理の仕組みにフィットするシステムであることは当然ですが、その他に重視した点はリリース時期でしたね。先ほども申し上げましたとおり、基幹システムのリプレイスも含めて、２社統合のタイミングで運用を開始する必要がありましたので、間に合わせることが絶対条件でした。あとは、事業の拡大に伴う勤務体系の変更や福利厚生の見直しに合わせてカスタマイズが可能であること、そして、システムベンダーさんの導入時のバックアップ体制と導入後のサポート体制も重視しましたね。

－OZO3選定の決め手となったポイントを教えてください。勤怠管理と経費精算システムは、5～6社にお声がけをして、最終的には３社に絞って検討しました。OZO3はカスタマイズが柔軟にできるとのことでしたし、サポート体制もしっかりしていそうだったのが決め手となりました。もちろん、リリース時期もきっちり合わせていただけるとのことでした。間に合わないと言われた会社さんもいらっしゃいましたよ。

エクセル管理からシステム化したことで大幅なコストダウンが実現

－OZO3の導入によって業務はどのように変わりましたか？エクセルの勤務表は、記入方法が部署によって千差万別でしたが、システムになって統一されたことでチェックがかなり楽になりましたし、時間外が自動計算されますので、業務担当者がいちいち電卓で検算する必要が無くなって、かなり効率化しました。また、以前は、A4のエクセルの勤務表を1人２枚、全社で１ヵ月に約400枚にもおよぶ紙を回収していましたので、それが無くなったことでペーパーレスにもなりました。ちなみに、OZO3を導入してからは管理監督者であっても、健康管理の観点から出退勤時間をシステムに入力してもらっています。取締役もマネジャー業務を兼ねていますし、システムを使いこなせないといけないので、ちゃんと利用していますよ（笑）。経費精算は勘定科目や税区分については再度チェックをしていますが、業務担当者の検算や経理の手入力が無くなった上に、汎用データを出力して会計ソフトにすぐ連携できるので作業が激減しました。 OZO3を導入したことで外出先でも、スマホで時間外や経費の申請・承認ができるようになったので、時間のロスが無くなり社員もかなり助かっていると思います。－導入後の効果はいかがでしたか？勤怠管理では、各部署の業務担当者の20時間の時間外労働が無くなりましたし、総務の工数が8人工から2人工に削減されました。経費精算は、大阪オフィスでは2人体制で作業していたものが他のオフィスと同様1人で作業できるようになりましたので、大幅なコストダウンに繋がりましたね。また、出退勤の申請・承認や時間外労働の状況が、月の途中でもリアルタイムに分かるようになったので、総務から都度注意することで36協定違反は防止することができるようになりました。