ワークフローシステムの選定ポイント5選とよくある後悔

ワークフローシステムを導入したいけれど、どのように選べば良いのか、導入後に後悔しないか不安になっていませんか？
ワークフローシステムを活用することで、承認状況をリアルタイムで確認できる・決裁までのスピードが従来よりも早くなるといったメリットがあります。
しかし、製品によって機能や費用が異なるので、まずは複数のワークフローシステムを比べてみて、自社に適した機能を持ったものを選ぶことが大切です。
本記事では、ワークフローシステムの選定ポイントから導入後に後悔しないポイントまで詳しく解説していきます。

ワークフローシステムの導入前に確認すべき5つの選定ポイント

まずはワークフローシステム導入前に、自社の解決すべき課題と、なぜ導入したいのか目的を明確にしておきましょう。
実際に導入する際には、いくつか製品を比べるかと思いますが、製品販売会社の営業担当は基本的にメリットの説明ばかりになるでしょう。
もし、課題や導入目的が明確になっていないと、本当に自社にとってメリットなのか判断するのが難しくなってしまいます。
どのようなポイントをもとにワークフローシステムを選定するのかしっかり決めておき、本当に自社に合っているのか見極めるようにしましょう。

①自社で使用している申請フォーマットが作成できるか

自社で使用している申請書の項目やレイアウトを、そのままワークフローシステムで作成できるかどうか確認しましょう。
仮にそのまま作れたとしても、フォーマット作成に複雑な操作を必要としないかも確認しておくことで、より効率的に申請書の作成ができます。

また、ワークフローシステムの中には、エクセルのフォーマットをそのままシステムに取り込めるものがあります。
具体的な使い方は、これまで通り申請書をエクセルで作成・編集し、完了したものをシステムに取り込むだけです。
従業員はシステムの操作を覚える必要なく申請書を電子化できるため、導入時に不満の声が上がらずに受け入れてもらいやすくなります。

②承認ルートが柔軟に設定できるか

申請書や申請内容に応じて、承認ルートが分岐できるのか、柔軟に条件分岐設定ができるかを確認しましょう。
稟議書や請求書の場合、企業によっては金額や社内・社外向けなどにより、承認ルートが細かく設定されていることがあります。
大きな金額だと、直属の上司の承認だけでなく部長や社長からの承認が必要となるケースもありますので、条件分岐の柔軟さは非常に大切です。

例えば、複数の承認者から承認をもらう「AND承認」と、設定されている承認者の内１人から承認をもらう「OR承認」というものがあります。
金額の多い稟議書だと、複数人によるチェックができるAND承認が便利となり、OR承認では誰か1人でも承認すれば申請が進みます。
各種申請書にて、AND承認やOR承認のような設定ができれば、承認クオリティや決裁スピードが向上されるため、非常に便利です。
そのため、自社の承認ルートをそのままワークフローシステムでも設定できるのか、条件分岐の種類も事前に確認するようにしましょう。

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③料金が予算以内に収まっているか

ワークフローシステムの月額費用は、1ユーザーにつき300円～500円が相場となり、最低利用人数が決められているものもあります。
搭載されている機能によって料金に差が出ることが多く、機能の種類や他システムとの連携性などが充実していると、その分高くなります。
そのため、費用が安いと対応範囲が少ないケースもあるので、自社にとって必要な機能が備わっていて、なおかつ料金が予算以内か見極めることが重要です。

また、ワークフローシステムの主流はクラウド版となっており、初期費用は0円のものが多くなっています。
しかし、初期費用0円のものは導入時のサポートが薄く、WebMTGによる簡単な説明を受けるだけのケースがあります。
実際の導入時には、渡されたマニュアルを読んで自ら設定するか、わからないことはメールで問い合わせないと解決できないなんてことが起こりがちです。
初期費用がかかる場合であっても、「どんな内容にいくらかかっているのか」をチェックし、金額とサポート体制が見合っているのか確認しましょう。

④ワークフローシステムの機能が充実しているか

●基本機能

・申請フォーマットの作成
・承認ルートの設定
・申請・承認機能
・申請書の検索機能

●便利機能

・スマホ対応機能
・エクセル取り込み機能
・入力補助・制限機能
・外部システム連携機能

認知度のあるワークフローシステムであれば、機能差はほとんどなく、実際の違いは操作性や設定の細かさ、柔軟性に差があります。
例えば、どのワークフローシステムでもフォーマットの作成ができますが、従来の稟議書を忠実に再現できるかどうかは、システムによって異なります。

また、フォーマット作成ができたとしても、システムの操作方法を熟知していないと使いこなせない場合もあるため注意が必要です。
そのため、「ほしい機能があるかないか」ではなく、機能性や操作性がどこまで条件にあっているかを確認することが重要になります。

⑤電子契約や文書管理システムと連携できるか

ワークフローは主に稟議書や請求書などの社内決裁文書を扱うことが多く、決裁された後には取引先との契約や決裁文書の保管が必要です。
例えば、取引先と契約する場合、まずは稟議書を作成して社内で決裁をもらい、その後は電子契約システムにて決裁された契約書の送付を行います。
その後、契約が締結したら決裁文書を文書管理システムで保管する流れとなるのが一般的です。

このとき、ワークフローシステムと、電子契約や文書管理システムと連携できていなければ、データ入力や手動による保管などの手間が発生します。
もし、システム同士が連携できていれば、決裁後に電子契約を立ち上げたときに、すでに承認済みの契約書を自動で添付することが可能です。
さらに、取引先情報の自動入力や契約が締結されたら自動で文書管理システムへの保管も可能なので、本質的な効率化が期待できます。

ワークフローシステム選定後によくある後悔

ワークフローシステムの導入後によくある後悔としては、操作が難しく使いこなせなかった・サポート体制が悪かったなどがあります。
さらに、ほかのシステムとの連携作業に対応しておらず、自社で対応するにしても知識がなく対応できなかったなども起こりがちです。
導入前の段階で、無料トライアルを使用していなかったり、サポートはどこまでしてもらえるのか確認していないと、導入後に後悔することがあります。
ここからは、実際によくある後悔の事例をご紹介しますので、導入の際にはぜひ参考にしてみてください。

実際に導入したら操作が難しくて使いこなせなかった

認知度の高いワークフローシステムかつ口コミが良いからといって、特に操作性を確認せずに導入してしまうと、使いこなせないといった問題が起こります。
認知度の高いワークフローシステムの場合、例え機能面が良かったとしても機能数の多さや細かすぎる設定により、操作が難しく感じることがあります。
また、機能が多すぎると全く使われない機能も多く、実際に使いたい機能を探すのが大変で操作性が悪くなりがちです。
まずは無料トライアルを活用し、実際に従業員が操作した際に使いやすいのか、機能数は適切かどうかしっかりと確認しましょう。

サポート体制が悪く連絡しても返答が遅かった

サポート体制が充実しておらず、問い合わせがメールのみだったため回答までに時間がかかったなんてことはよくあります。
ワークフローシステムは急ぎで処理する必要のある申請書を扱う場合もあるので、トラブル時に速やかに解決できなければ、業務に支障が出てしまいます。
さらに、承認ルートの設定は複雑なものも多く、導入後のサポート体制が充実していないと設定に時間がかかる可能性も考慮しなければなりません。
料金が安いからとワークフローシステムを選んでしまうと、受けたいサポートが受けられない可能性もあるので、事前確認は必ず行いましょう。

他システムとの連携作業は対応していないといわれた

電子契約システムや文書管理システムなどとワークフローシステムを連携させることで、より作業効率化が進みます。
ただし、ワークフローシステムとほかのシステムとの連携には、システムに関する技術的な知識が必要です。
そのため、社内にエンジニアがおらず、対応できる従業員がいない場合には、うまく連携できない可能性が出てきます。
まずは、連携作業に対応できる従業員がいるのかを確認し、不安な場合は販売会社がサポートしてくれるか確認しておきましょう。

選定のためには3社ほど比較して相見積もりを取るのがおすすめ

ワークフローシステムを選定するためには、3社ほどから相見積もりを取るのがおすすめです。
1～2社の相見積もりだと、比較・検討の材料が足りず、機能差や費用面などを詳しく比較しにくくなります。
逆に、5社以上の相見積もりだと、打ち合わせや製品比較に時間がかかりすぎてしまい、対応だけでも大きな負担になってしまいます。
手間や時間がかかりすぎると、導入時期が遅れてしまう可能性もあるので、事前に時間の余裕を持ったうえで選定しなければなりません。
まずはスケジュールを決めておき、じっくりと選びたいのか、ある程度速やかに決めたいのかに応じて、選定数を決めましょう。

無料トライアルを活用すれば選定ミスのリスクを抑えられる

ワークフローシステムは、エクセルのフォーマットをそのままシステム化でき、承認ルートも条件に合わせて分岐させるなど、豊富な活用方法があります。
しかし、どの製品も搭載されている機能は似ているものの、操作性や細かな設定は異なるため、無料トライアルにて実際に使ってみるのがおすすめです。
もし、実際の使い勝手を知らずに導入してしまった場合、難しい操作に従業員がついていくことができずに、余計な負担を与えてしまうので注意しましょう。

弊社の提供するOZO3ワークフローでは、エクセルフォームのフォントから文字色までそのままシステム化できるのが特徴です。
承認ルートも、パズルのように組み合わせて作成でき、難しい操作を必要とせずに、直感的に設定できるようになっています。
30日間の無料トライアルをご用意していますので、まずは実際に操作していただき、どのような機能があるのかお気軽にお試しください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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